Hướng dẫn chi tiết về nghĩa vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của công ty

Theo quy định pháp luật hiện hành, các doanh nghiệp (hay công ty) đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) thay cho người lao động trong nhiều trường hợp, đặc biệt là khi người lao động có ủy quyền. Việc Công Ty Quyết Toán Thuế Thu Nhập Cá Nhân đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Bài viết này sẽ đi sâu vào các khía cạnh quan trọng mà bộ phận phụ trách kế toán, nhân sự tại các công ty cần nắm vững khi thực hiện nghiệp vụ này. Việc tìm hiểu kỹ lưỡng các quy định liên quan đến thuế giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả. Nếu bạn quan tâm đến các loại thuế khác mà doanh nghiệp phải đóng, bạn có thể tìm hiểu thêm về thuế vat là thuế gì để có cái nhìn tổng quan hơn.

Thuế TNCN và Trách nhiệm Quyết Toán của Công ty

Thuế TNCN Là Gì?

Thuế thu nhập cá nhân (Personal Income Tax – PIT) là loại thuế trực thu đánh vào một phần thu nhập của cá nhân phát sinh trong kỳ tính thuế. Đây là công cụ vĩ mô của Nhà nước nhằm điều tiết thu nhập giữa các tầng lớp dân cư, góp phần tái phân phối thu nhập và giảm bớt khoảng cách giàu nghèo trong xã hội. Thuế TNCN được tính dựa trên thu nhập sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ theo quy định, như giảm trừ gia cảnh cho bản thân và người phụ thuộc, các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc, đóng góp từ thiện, nhân đạo… Để hiểu rõ hơn về cách xác định số thuế phải nộp, bạn có thể tham khảo bài viết về thuế thu nhập cá nhân là bao nhiêu.

Trách Nhiệm Quyết Toán Thay Của Công Ty Trả Thu Nhập

Các công ty, đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện việc kê khai và quyết toán thuế TNCN cho phần thu nhập từ tiền lương, tiền công đã trả cho người lao động. Đặc biệt, công ty sẽ thực hiện quyết toán thay cho những cá nhân đáp ứng đủ điều kiện và thực hiện ủy quyền. Trách nhiệm này phát sinh bất kể có hay không có phát sinh số thuế phải khấu trừ trong năm. Việc ủy quyền này phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật về thuế và hướng dẫn từ Bộ Tài chính.

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Công Ty Quyết Toán Thuế TNCN

Khi thực hiện nghiệp vụ công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay cho người lao động, cần lưu ý những điểm mấu chốt sau:

Ai Được Ủy Quyền Quyết Toán cho Công ty?

Theo quy định hiện hành, các cá nhân có thể ủy quyền cho công ty (tổ chức, cá nhân trả thu nhập) quyết toán thuế TNCN thay mình nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

• Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và đang làm việc thực tế tại công ty đó vào thời điểm quyết toán thuế. Điều này áp dụng kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm dương lịch.
• Cá nhân được điều chuyển từ công ty cũ sang công ty mới do công ty cũ thực hiện các nghiệp vụ như sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc cả hai công ty thuộc cùng một hệ thống. Cá nhân này có thể ủy quyền quyết toán thuế tại công ty mới.
• Cá nhân có thu nhập vãng lai từ các nơi khác với mức bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã bị khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10%, nếu không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập vãng lai này.

Thời Hạn Nộp Hồ Sơ Quyết Toán Thuế

Thời hạn để công ty nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN được quy định cụ thể. Theo Điều 44 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, thời hạn chậm nhất để nộp hồ sơ khai quyết toán thuế là ngày cuối cùng của tháng thứ 03 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Nếu thời hạn nộp hồ sơ trùng vào ngày nghỉ theo quy định, thời hạn sẽ được lùi sang ngày làm việc kế tiếp đầu tiên. Ví dụ, đối với kỳ tính thuế năm 2023, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho tổ chức trả thu nhập là ngày 01/4/2024 (do ngày 31/03/2024 là ngày Chủ Nhật).

Yêu Cầu Giấy Ủy Quyền Từ Người Lao Động

Khi người lao động ủy quyền cho công ty quyết toán thuế TNCN thay mình, việc lập giấy ủy quyền là bắt buộc. Giấy ủy quyền này phải được lập theo đúng Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Giấy ủy quyền cần có đầy đủ chữ ký của người lao động và đóng dấu xác nhận của công ty.

Mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân (Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN)Mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN theo quy định hiện hành.

Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị

Hồ sơ quyết toán thuế TNCN mà công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay cho người lao động ủy quyền bao gồm các biểu mẫu theo quy định tại Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC:

1. Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân Mẫu số 05/QTT-TNCN.
2. Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần Mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN.
3. Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần Mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN.
4. Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh Mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN.

Ngoài ra, nếu có người lao động được giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, công ty cần tổng hợp theo Phụ lục Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh Mẫu số 07/THĐK-NPT-TNCN. Hồ sơ này được nộp cho cơ quan Thuế quản lý trực tiếp công ty, có thể nộp trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Xử Lý Trường Hợp Sai Đối Tượng Ủy Quyền Sau Quyết Toán

Đôi khi, công ty đã thực hiện quyết toán thuế TNCN cho người lao động theo ủy quyền, nhưng sau đó phát hiện người lao động đó thực tế lại thuộc trường hợp phải tự quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế. Trong tình huống này, công ty không cần điều chỉnh lại tờ khai quyết toán thuế TNCN đã nộp của mình. Thay vào đó, công ty sẽ:

1. Cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân với số liệu đã quyết toán.
2. Ghi rõ vào góc dưới bên trái của chứng từ khấu trừ thuế nội dung: “Công ty … đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà …. (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự) … của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN”.
3. Nếu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử, công ty in chuyển đổi từ bản gốc điện tử và ghi nội dung tương tự vào bản in để cung cấp cho người lao động, giúp họ thực hiện việc tự quyết toán với cơ quan thuế.

Quy Trình Hoàn Thuế TNCN Qua Công Ty

Đối với các cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho công ty trả thu nhập, việc hoàn thuế (nếu có) sẽ được thực hiện thông qua chính công ty đó. Công ty có trách nhiệm thực hiện bù trừ giữa số thuế nộp thừa và số thuế nộp thiếu của tất cả các cá nhân ủy quyền.

Nếu sau khi bù trừ mà vẫn còn số thuế nộp thừa, công ty sẽ có trách nhiệm hoàn lại số tiền đó cho người lao động hoặc thực hiện bù trừ vào kỳ quyết toán thuế TNCN tiếp theo, theo quy định tại Khoản 2, 3 Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Trường Hợp Đặc Biệt: Nhiều Nguồn Thu Nhập & Nghỉ Việc

Công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân cũng cần lưu ý xử lý các trường hợp đặc biệt:

• Người lao động có nhiều nguồn thu nhập: Nếu người lao động có thu nhập từ nhiều tổ chức, cá nhân khác nhau ngoài công ty đang ủy quyền quyết toán, công ty được ủy quyền cần yêu cầu người lao động cung cấp đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế từ các nguồn thu nhập khác đó để tổng hợp vào hồ sơ quyết toán chung.
• Người lao động nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng: Nếu người lao động chấm dứt hợp đồng lao động trong năm, công ty được ủy quyền vẫn có trách nhiệm quyết toán thuế thay cho họ nếu họ đáp ứng điều kiện ủy quyền tại thời điểm nghỉ việc. Công ty cần thu thập chứng từ khấu trừ thuế từ người lao động (nếu có thu nhập từ nơi khác trước hoặc sau khi nghỉ) trong vòng 30 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng để hoàn tất hồ sơ quyết toán.

Giải Pháp Hỗ Trợ Công Ty Quyết Toán Thuế TNCN Hiệu Quả

Với số lượng người lao động lớn, việc công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo cách thủ công có thể tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Sự hỗ trợ của công nghệ thông tin trở nên cần thiết.

Hiện nay, có nhiều phần mềm hỗ trợ kê khai thuế, trong đó có chức năng hỗ trợ lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Các phần mềm này giúp tự động hóa quy trình, từ việc tổng hợp dữ liệu thu nhập, tính toán số thuế, lập tờ khai đến việc phát hành và quản lý chứng từ khấu trừ thuế điện tử.

Việc ứng dụng phần mềm chuyên dụng mang lại nhiều lợi ích:

• Chính xác: Giảm thiểu tối đa sai sót do tính toán thủ công.
• Nhanh chóng: Tự động hóa quy trình giúp xử lý số lượng lớn dữ liệu nhanh chóng, gửi nhận chứng từ tức thời.
• Tiết kiệm: Giảm chi phí liên quan đến in ấn, lưu trữ hồ sơ giấy, tiết kiệm nguồn nhân lực.
• Tương thích: Dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản lý nhân sự, tiền lương sẵn có của công ty.
• An toàn – Bảo mật: Đảm bảo an toàn dữ liệu thông tin cá nhân và thông tin thuế của người lao động.

Việc lựa chọn và sử dụng phần mềm hỗ trợ quyết toán thuế TNCN là giải pháp tối ưu cho các công ty nhằm nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế.

Kết luận:

Nghĩa vụ công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người lao động là một nghiệp vụ pháp lý phức tạp, đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định. Việc nắm vững các đối tượng được ủy quyền, thời hạn, hồ sơ cần thiết và cách xử lý các trường hợp đặc biệt là cực kỳ quan trọng. Để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ, đặc biệt với các công ty quy mô lớn, việc ứng dụng các giải pháp công nghệ như phần mềm hỗ trợ là lựa chọn thông minh, giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý thuế.

Tài liệu tham khảo:

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 của Quốc hội.
• Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
• Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính.
• Công văn số 13762/CTHN-HKDCN ngày 22/3/2023 của Cục Thuế Thành phố Hà Nội.