Contents
Mã số thuế (TIN – Taxpayer Identification Number) là một mã định danh duy nhất được sử dụng bởi Sở Thuế vụ (IRS) tại Hoa Kỳ để quản lý các thông tin và giao dịch liên quan đến thuế. Mã số này được cấp phát bởi Sở An sinh Xã hội (SSA) dưới dạng Số An sinh Xã hội (SSN) hoặc do chính IRS cấp dưới các hình thức khác tùy thuộc vào đối tượng. Việc có mã số thuế là nền tảng quan trọng cho phép bạn tương tác với hệ thống thuế, từ việc nộp các loại tờ khai thuế cho đến việc thực hiện Tra Cứu Thuế Tờ Khai và các thông tin thuế liên quan khác. Mã số này đảm bảo mọi hồ sơ thuế được ghi nhận chính xác cho từng cá nhân hoặc tổ chức.
Tại sao bạn cần có Mã Số Thuế?
Mã số thuế là yếu tố bắt buộc phải có và được cung cấp trên tất cả các loại tờ khai thuế, báo cáo thông tin tài chính và các giấy tờ khác khi giao dịch với cơ quan thuế. Mã số này giúp cơ quan thuế nhận diện chính xác người nộp thuế và theo dõi nghĩa vụ thuế của họ. Ví dụ điển hình, bạn cần cung cấp mã số thuế khi:
- Nộp tờ khai thuế thu nhập hàng năm hoặc các loại thuế khác theo quy định.
- Yêu cầu được hưởng các quyền lợi đặc biệt được quy định trong các hiệp định thuế song phương hoặc đa phương.
- Mã số thuế cũng là thông tin cần thiết phải có trên chứng nhận khấu lưu thuế trong trường hợp người thụ hưởng muốn yêu cầu các quyền lợi nhất định, bao gồm:
- Lợi ích thuế được quy định theo các hiệp định thuế (áp dụng cho nhiều loại thu nhập trừ thu nhập từ thị trường chứng khoán).
- Miễn trừ thuế đối với thu nhập liên thông thực tế (effectively connected income).
- Miễn trừ thuế cho một số loại niên kim nhất định.
Trong hệ thống thuế, việc nộp tờ khai và tra cứu thông tin sau đó là quy trình quan trọng. Bạn có thể cần tra cứu nộp thuế tờ khai để kiểm tra tình trạng xử lý hoặc xác nhận việc nộp hồ sơ của mình đã thành công hay chưa.
Làm thế nào để có được Mã Số Thuế?
Có nhiều loại mã số thuế khác nhau tại Hoa Kỳ, được cấp cho các đối tượng và mục đích sử dụng riêng biệt:
Số An sinh Xã hội (SSN)
SSN là loại Mã số thuế (TIN) phổ biến nhất dành cho cá nhân. Hầu hết công dân Hoa Kỳ và người cư trú hợp pháp làm việc tại Hoa Kỳ đều có SSN. Để xin cấp SSN, bạn cần hoàn thành Mẫu SS-5, Đơn xin cấp thẻ An sinh Xã hội. Cùng với đơn, bạn phải nộp các bằng chứng xác minh danh tính, tuổi tác và tình trạng pháp lý (công dân Hoa Kỳ hoặc người nước ngoài hợp pháp). Thông tin chi tiết về quy trình và yêu cầu có thể được tìm thấy trên trang web chính thức của Sở An sinh Xã hội (SSA). Bạn cũng có thể yêu cầu mẫu đơn SS-5 qua điện thoại hoặc đến trực tiếp văn phòng SSA tại địa phương. Dịch vụ này hoàn toàn miễn phí.
Việc xác định và sử dụng đúng mã số thuế cá nhân là bước đầu tiên trong quy trình thuế. Tương tự như việc ở Hoa Kỳ cần SSN cho mục đích thuế, ở Việt Nam, bạn có thể cần tìm hiểu cách tra cứu mã số thuế cá nhân bằng cccd để phục vụ các thủ tục hành chính thuế, đảm bảo thông tin chính xác khi thực hiện các giao dịch thuế.
Mã số thuế của Chủ lao động (EIN)
EIN là mã định danh thuế liên bang được cấp cho các thực thể kinh doanh như công ty, đối tác, hoặc tập đoàn. Mã số này cũng được sử dụng bởi di sản và quỹ tín thác có thu nhập cần được khai báo thuế, thường trên Mẫu 1041, Tờ khai thuế thu nhập Hoa Kỳ cho Di sản và Quỹ tín thác. EIN đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các doanh nghiệp và tổ chức cho mục đích thuế, báo cáo thu nhập và nộp các loại thuế kinh doanh liên quan. Để biết thêm thông tin chi tiết, bạn có thể tham khảo hướng dẫn về Mã số thuế của chủ lao động.
Mã số thuế Cá nhân (ITIN)
ITIN, viết tắt của Individual Taxpayer Identification Number, là mã số chỉ dành cho mục đích xử lý thuế, cấp cho một số người nước ngoài tạm trú hoặc thường trú, vợ/chồng của họ, và người phụ thuộc mà không đủ điều kiện để có Số An sinh Xã hội (SSN). ITIN là số gồm 9 chữ số, luôn bắt đầu bằng số “9”, và có định dạng tương tự SSN (NNN-NN-NNNN). Bạn có thể sử dụng công cụ Trợ lý thuế tương tác của IRS để giúp xác định xem mình có nên nộp đơn xin ITIN hay không.
Để xin ITIN, bạn phải hoàn thành Mẫu W-7, Đơn xin cấp Mã số thuế Cá nhân của IRS. Mẫu W-7 yêu cầu các giấy tờ chứng minh tình trạng nước ngoài và danh tính thực sự của người nộp đơn. Bạn có thể gửi giấy tờ qua bưu điện cùng với Mẫu W-7 đến địa chỉ được ghi trong Hướng dẫn cho Mẫu W-7, nộp giấy tờ tại văn phòng IRS hoặc xử lý đơn xin thông qua Đại lý Thâu Nhận được IRS ủy quyền. Đại lý thâu nhận là các tổ chức (như trường đại học, cơ sở tài chính, hãng kế toán) được IRS ủy quyền để hỗ trợ người nộp đơn xin ITIN. Họ xem xét giấy tờ của đương đơn và gửi Mẫu W-7 đã hoàn thành đến IRS để xử lý.
Lưu ý quan trọng: Cá nhân sử dụng ITIN không thể yêu cầu Tín thuế Thu nhập Kiếm được (Earned Income Tax Credit – EITC). Cá nhân là người nước ngoài nên xin Số an sinh Xã hội (SSN, nếu được phép) trên Mẫu SS-5 với Sở An sinh Xã hội hoặc xin Mã số thuế Cá nhân (ITIN) trên Mẫu W-7. Kể từ ngày 17 tháng 12 năm 2003, mỗi đương đơn xin ITIN phải nộp Mẫu W-7 đã được chỉnh sửa và đính kèm tờ khai thuế thu nhập liên bang vào Mẫu W-7. Những đương đơn đáp ứng một trong các diện được miễn trừ khỏi đòi hỏi khai thuế phải cung cấp giấy tờ chứng minh việc được miễn trừ này. Để biết tóm lược các quy tắc mới, xin xem Mẫu W-7 mới và hướng dẫn.
Sau khi có mã số thuế và thực hiện nghĩa vụ khai thuế, việc quản lý hồ sơ thuế trở nên dễ dàng hơn. Điều này bao gồm cả khả năng tra cứu nợ thuế tờ khai hoặc kiểm tra tình trạng xử lý tờ khai của bạn, giúp bạn nắm rõ tình hình tài chính thuế của mình.
Mã số thuế cho việc Nhận con nuôi (ATIN)
Mã số thuế cho việc nhận con nuôi (ATIN – Adoption Taxpayer Identification Number) là một mã số tạm thời gồm chín chữ số do IRS cấp cho cá nhân đang trong quá trình nhận nuôi một đứa trẻ là công dân hoặc thường trú nhân Hoa Kỳ nhưng không thể lấy được SSN cho đứa trẻ này kịp thời để nộp tờ khai thuế. ATIN được sử dụng để kê khai và yêu cầu các quyền lợi thuế liên quan đến việc nhận con nuôi trong khi chờ SSN chính thức được cấp. Bạn sử dụng Mẫu W-7A, Đơn xin cấp Mã số thuế cho việc nhận con nuôi đang chờ xử lý ở Hoa Kỳ để xin ATIN. (GHI CHÚ: Không dùng Mẫu W-7A nếu đứa trẻ không phải công dân Hoa Kỳ hoặc thường trú nhân.)
Mã số thuế của Người khai thuế được trả tiền (PTIN)
Bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 năm 2011, nếu bạn là người chuẩn bị tờ khai thuế chuyên nghiệp và nhận thù lao cho công việc này, bạn bắt buộc phải có và sử dụng Mã số thuế của Người khai thuế (PTIN) hợp lệ trên tất cả các tờ khai thuế bạn chuẩn bị. Việc sử dụng PTIN không còn là tùy chọn nữa. Nếu bạn chưa có PTIN, bạn phải lấy số này bằng cách sử dụng hệ thống ghi danh mới của IRS. Ngay cả khi bạn đã có PTIN nhưng số này được cấp trước ngày 28 tháng 9 năm 2010, bạn vẫn phải xin số mới hoặc gia hạn PTIN bằng cách sử dụng hệ thống mới. IRS có thể cấp cùng số PTIN cho bạn nếu tất cả thông tin xác nhận đều phù hợp. Bạn bắt buộc phải có PTIN nếu, khi nhận thù lao, bạn chuẩn bị toàn bộ hoặc phần lớn tờ khai thuế liên bang hoặc yêu cầu hoàn thuế.
Nếu bạn không muốn nộp đơn xin PTIN trực tuyến, bạn có thể sử dụng Mẫu W-12, Đơn xin Mã số thuế của IRS cho Người khai thuế được trả tiền. Xin lưu ý rằng đơn xin bằng giấy sẽ mất khoảng 4-6 tuần để xử lý. Nếu bạn là người khai thuế nước ngoài và không thể lấy Số An sinh Xã hội Hoa Kỳ, xin xem hướng dẫn dành riêng cho yêu cầu mới đối với người khai thuế nước ngoài.
Việc tuân thủ quy định thuế là trách nhiệm của mọi cá nhân và tổ chức. Ngoài việc hiểu về các mã số thuế cần thiết (như PTIN cho người làm dịch vụ thuế chuyên nghiệp ở Hoa Kỳ), việc nắm rõ các quy định cụ thể như thông tư 219 về thuế gtgt (đối với bối cảnh Việt Nam) cũng rất quan trọng cho người nộp thuế và người làm dịch vụ thuế, đảm bảo việc kê khai và nộp thuế đúng luật.
Thực thể nước ngoài và Mã số thuế
Các thực thể nước ngoài không phải là cá nhân (như công ty nước ngoài) thường được yêu cầu phải có Mã số thuế của Chủ lao động (EIN) liên bang để yêu cầu miễn trừ khấu lưu theo hiệp định thuế (thường khai trên Mẫu W-8BEN). Họ cần nộp Mẫu SS-4, Đơn xin Mã số thuế của Chủ lao động cho Sở Thuế vụ (IRS) để xin EIN. Những thực thể nước ngoài nộp Mẫu SS-4 chỉ cho mục đích xin EIN để yêu cầu miễn trừ theo hiệp định thuế và không phải khai thuế thu nhập, thuế lao động, hoặc thuế tiêu thụ của Hoa Kỳ cần tuân thủ các hướng dẫn đặc biệt sau đây khi điền Mẫu SS-4.
Khi điền dòng 7b của Mẫu SS-4, đương đơn nên viết “N/A” (“Khô ng á p dụ ng “) trong ô yêu cầu SSN hoặc ITIN, trừ khi đương đơn đã có SSN hoặc ITIN. Khi trả lời câu hỏi 10 trên Mẫu SS-4, đương đơn cần đánh dấu vào ô “other” (“kh á c”) và ghi rõ ngay sau đó một trong những cụm từ sau đây theo cách phù hợp nhất với trường hợp của mình:
“For W-8BEN Purposes Only” (“Chỉ dành cho mục đích của W-8BEN”)
“For Tax Treaty Purposes Only” (“Chỉ dành cho mục đích của Hiệp định thuế “)
“Required under Reg. 1.1441-1(e)(4)(viii)” (“Theo đò i hỏ i củ a Quy đị nh 1.1441-1(e)(4)(viii)”)
“897(i) Election” (“Lự a chọ n 897(i)”)
Nếu các câu hỏi 11 đến 17 trên Mẫu SS-4 không áp dụng cho đương đơn do họ không phải khai thuế Hoa Kỳ, thì chú thích “N/A” cho những thắc mắc này. Thực thể nước ngoài điền Mẫu SS-4 theo cách như mô tả bên trên sẽ được nhập vào hồ sơ của IRS là không có đòi hỏi phải khai thuế Hoa Kỳ. Tuy nhiên, nếu thực thể nước ngoài nhận được thư từ IRS yêu cầu khai thuế Hoa Kỳ, thì thực thể nước ngoài phải hồi đáp thư ngay, nêu rõ ràng mình không có đòi hỏi phải khai thuế Hoa Kỳ. Nếu không hồi đáp thư của IRS, thì thực thể nước ngoài có thể bị IRS giám định thuế theo thủ tục. Nếu sau đó thực thể nước ngoài phải khai thuế Hoa Kỳ, thì thực thể nước ngoài không nên xin EIN mới mà dùng EIN được cấp lần đầu cho tất cả các tờ khai thuế Hoa Kỳ nộp sau đó. Để xúc tiến việc cấp EIN cho một thực thể nước ngoài, xin vui lòng gọi số 267-941-1099. Đây không phải số gọi miễn phí.
Đối với các doanh nghiệp và tổ chức, việc quản lý mã số thuế (như EIN trong hệ thống Hoa Kỳ) và thực hiện các thủ tục thuế là không thể thiếu. Tương tự, ở Việt Nam, các doanh nghiệp cần nắm vững các quy định về hạch toán thuế môn bài và các loại thuế khác để tuân thủ pháp luật, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
Kết luận
Tóm lại, Mã số thuế (TIN) là công cụ định danh thiết yếu trong hệ thống thuế của Hoa Kỳ, đóng vai trò trung tâm trong mọi giao dịch với cơ quan thuế, từ việc nộp tờ khai thuế ban đầu cho đến các yêu cầu hưởng lợi ích hay miễn trừ. Việc hiểu rõ loại mã số thuế nào cần thiết cho bạn và quy trình để có được nó là bước quan trọng để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định thuế. Có mã số thuế cho phép bạn thực hiện nghĩa vụ thuế và sau đó là khả năng tra cứu thuế tờ khai và các thông tin thuế khác một cách thuận tiện. Luôn giữ gìn và sử dụng mã số thuế của bạn một cách cẩn trọng trong mọi giao dịch liên quan.