Hướng dẫn đăng ký thuế thu nhập cá nhân và những điều cần biết

Việc đăng Ký Thuế Thu Nhập Cá Nhân là bước đầu tiên quan trọng để mỗi công dân thực hiện nghĩa vụ thuế của mình. Mã số thuế (MST) cá nhân không chỉ phục vụ cho việc nộp thuế mà còn liên quan đến nhiều thủ tục hành chính khác như quyết toán thuế hay giảm trừ gia cảnh. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các cách đăng ký MST cá nhân, cách thay đổi thông tin khi cần thiết, giúp bạn dễ dàng hoàn thành thủ tục này một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Quy định chung về mã số thuế cá nhân

Theo quy định hiện hành, mỗi cá nhân có thu nhập thuộc diện chịu thuế hoặc cần thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế đều phải có mã số thuế cá nhân. Điểm đáng lưu ý là mỗi người chỉ được cấp một mã số thuế duy nhất và sử dụng trọn đời, kể cả khi thay đổi nơi làm việc, địa chỉ cư trú hay các thông tin cá nhân khác.

Cơ quan chi trả thu nhập (như doanh nghiệp, công ty) có trách nhiệm đăng ký mã số thuế thay cho cá nhân có thu nhập chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế lần đầu. Tuy nhiên, cá nhân cũng hoàn toàn có thể tự mình đăng ký nếu không thuộc trường hợp được cơ quan chi trả hỗ trợ hoặc có nhu cầu riêng.

Để hiểu rõ hơn về nghĩa vụ và quyền lợi liên quan, bạn có thể tìm hiểu thêm về thuế cá nhân bao nhiêu.

Chi tiết cách đăng ký thuế thu nhập cá nhân online

Hiện nay, việc đăng ký mã số thuế cá nhân đã được thực hiện trực tuyến, mang lại sự tiện lợi và tiết kiệm thời gian. Có hai cách chính để thực hiện thủ tục này qua mạng.

1. Cá nhân ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký

Đây là cách phổ biến đối với người lao động nhận lương tại các doanh nghiệp. Hồ sơ ủy quyền thường bao gồm văn bản ủy quyền của cá nhân cho doanh nghiệp và bản sao giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/hộ chiếu) không cần công chứng.

Kế toán của doanh nghiệp sẽ thực hiện đăng ký cho nhiều người lao động cùng lúc theo hai phương pháp:

• Cách 1: Đăng ký trực tiếp trên Cổng Thuế điện tử của Tổng cục Thuế (thường áp dụng khi số lượng lao động ít)

  • Truy cập website: https://thuedientu.gdt.gov.vn.
  • Đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp.
  • Chọn mục “Đăng ký mới/thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT”.
  • Chọn tờ khai “05-ĐK-TH-TCT Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập”.
    
  • Chọn “Đăng ký thuế”.
  • Nhập thông tin cá nhân cần đăng ký vào các mục yêu cầu.
    
  • Chọn “Hoàn thành kê khai”.

• Cách 2: Đăng ký qua phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) – Phù hợp khi số lượng lao động nhiều

  • Mở phần mềm HTKK đã cài đặt.
  • Chọn “Thuế thu nhập cá nhân”, sau đó chọn “05-ĐK-TH-TCT Tờ khai đăng ký thuế qua cơ quan chi trả (TT95/2016)”.
    
  • Chọn kỳ tính thuế (Năm), chọn “Đăng ký thuế”.
  • Nhập thông tin cá nhân cần đăng ký vào bảng kê. Cột “Mã số thuế người nộp thuế” để trống.
    
  • Sau khi nhập xong, chọn “Ghi”, sau đó “Kết xuất file XML”.
  • Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp trên Cổng Thuế điện tử https://thuedientu.gdt.gov.vn.
  • Chọn “Đăng ký mới/thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT”.
  • Chọn “Nộp tờ khai 05TH từ HTKK”.
  • Chọn tệp hồ sơ XML vừa kết xuất từ HTKK.
  • Thực hiện ký điện tử và nộp hồ sơ.

Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp có thể tra cứu kết quả đăng ký trên Cổng Thuế điện tử bằng cách vào mục “Đăng ký thuế” -> “Tra cứu hồ sơ”, chọn loại tờ khai 05-ĐK-TH-TCT và khoảng thời gian nộp. Hệ thống sẽ hiển thị trạng thái xử lý và kết quả.

2. Cá nhân tự đăng ký mã số thuế trực tuyến

Đối với các cá nhân không có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một đơn vị cụ thể hoặc muốn tự quản lý thông tin thuế của mình, có thể tự đăng ký thuế thu nhập cá nhân qua mạng.

• Các bước tự đăng ký online:

  • Truy cập Cổng Thuế điện tử của Tổng cục Thuế tại https://thuedientu.gdt.gov.vn.
  • Chọn mục “Cá nhân”.
    
  • Chọn “Đăng ký thuế lần đầu”, sau đó “Kê khai và nộp hồ sơ”.
  • Chọn loại đối tượng “Cá nhân khác”.
    
  • Điền đầy đủ thông tin cá nhân vào các mục có dấu sao (*).
    
  • Tiếp tục điền thông tin vào tờ khai đăng ký thuế.
    
  • Chọn “Hoàn thành kê khai” và sau đó “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”.

• Tra cứu kết quả tự đăng ký MST cá nhân qua mạng:

  • Truy cập Cổng Thuế điện tử https://thuedientu.gdt.gov.vn.
  • Chọn mục “Cá nhân”.
  • Chọn “Đăng ký thuế lần đầu” -> “Kê khai và nộp hồ sơ” -> “Tra cứu hồ sơ”.
    
  • Điền thông tin yêu cầu và chọn “Tra cứu” để xem kết quả xử lý hồ sơ của bạn.

Bên cạnh việc đăng ký, biết cách check mã số thuế cá nhân đã được cấp hay chưa cũng rất hữu ích.

Hướng dẫn thay đổi thông tin mã số thuế cá nhân

Như đã đề cập, mã số thuế cá nhân là duy nhất và không thay đổi. Tuy nhiên, khi thông tin cá nhân của bạn có sự điều chỉnh (ví dụ: đổi từ Chứng minh nhân dân sang Căn cước công dân, thay đổi địa chỉ,…) thì cần phải cập nhật thông tin này với cơ quan thuế. Thời hạn để thực hiện việc này là trong vòng 20 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi thông tin trên giấy tờ tùy thân (trừ các khu vực đặc biệt như huyện miền núi, vùng cao, biên giới, hải đảo có thể là 30 ngày).

1. Ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập thay đổi thông tin MST cá nhân

Doanh nghiệp nơi bạn làm việc có thể hỗ trợ cập nhật thông tin MST cá nhân cho bạn. Kế toán doanh nghiệp sẽ dựa trên giấy tờ tùy thân mới của bạn (bản sao không cần công chứng) để lập tờ khai thay đổi thông tin.

Việc này cũng có thể thực hiện qua Cổng Thuế điện tử hoặc phần mềm HTKK, tương tự như khi đăng ký lần đầu, nhưng chọn mục “Thay đổi thông tin đăng ký thuế” thay vì “Đăng ký thuế”.

• Qua Cổng Thuế điện tử:

  • Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp trên https://thuedientu.gdt.gov.vn.
  • Chọn “Đăng ký mới/thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT”.
  • Chọn tờ khai “05-ĐK-TH-TCT…”.
  • Chọn “Thay đổi thông tin đăng ký thuế”.
    
  • Nhập MST cá nhân cần thay đổi và cập nhật thông tin mới.
  • Hoàn thành kê khai và nộp.

• Qua phần mềm HTKK:

  • Mở HTKK, chọn “Thuế thu nhập cá nhân”, sau đó “05-ĐK-TH-TCT…”.
  • Chọn kỳ tính thuế (Năm), chọn “Thay đổi thông tin đăng ký thuế”.
  • Nhập MST cá nhân cần thay đổi, sau đó nhập thông tin mới vào các cột tương ứng.
    
  • Ghi và kết xuất file XML, sau đó nộp file này trên Cổng Thuế điện tử như hướng dẫn ở phần đăng ký lần đầu.

2. Cá nhân tự đăng ký thay đổi thông tin MST cá nhân

Nếu tự mình thực hiện, cá nhân cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

• Bản sao giấy tờ tùy thân có thông tin thay đổi (CMND/CCCD/hộ chiếu), không cần công chứng.
• Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.

Hồ sơ này sẽ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế nơi cá nhân đã đăng ký mã số thuế lần đầu.

Việc cập nhật thông tin MST cá nhân kịp thời giúp đảm bảo quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân online diễn ra suôn sẻ và chính xác.

Một số câu hỏi thường gặp khi đăng ký mã số thuế TNCN

1. Tôi đổi từ CMND sang CCCD, có cần cập nhật thông tin MST không và thủ tục thế nào?
Có. Khi thông tin trên giấy tờ tùy thân thay đổi, bạn cần cập nhật với cơ quan thuế.
Nếu đang làm việc, bạn nên thông báo và ủy quyền cho đơn vị sử dụng lao động thực hiện thay đổi thông tin qua tờ khai 08-MST và nộp kèm bản sao CCCD (không cần công chứng). Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp hồ sơ này trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận được ủy quyền.
Nếu không ủy quyền hoặc không có đơn vị chi trả, bạn tự lập tờ khai 08-MST và nộp kèm bản sao CCCD tại cơ quan thuế đã cấp MST lần đầu.

2. Có bắt buộc phải đăng ký MST cá nhân cho người lao động qua file XML (HTKK) không?
Không bắt buộc. Doanh nghiệp có hai lựa chọn để đăng ký MST cho người lao động:

• Kê khai trực tiếp trên Cổng Thuế điện tử.
• Kê khai qua phần mềm HTKK rồi kết xuất file XML để nộp trên Cổng Thuế điện tử.
  Lựa chọn cách nào tùy thuộc vào số lượng lao động và thói quen sử dụng phần mềm của kế toán doanh nghiệp. Với số lượng ít, kê khai trực tiếp trên web nhanh hơn. Với số lượng lớn, sử dụng HTKK nhập liệu tập trung tiện lợi hơn.

Việc nắm rõ quy trình và thực hiện đúng các thủ tục liên quan đến mã số thuế là rất quan trọng để thực hiện nghĩa vụ thuế và tránh các rắc rối không đáng có, ví dụ như tra cứu nợ thuế tờ khai.

Kết luận

Đăng ký thuế thu nhập cá nhân là thủ tục bắt buộc với hầu hết người có thu nhập. Việc hiểu rõ quy trình và tận dụng các hình thức đăng ký online sẽ giúp cá nhân và doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức. Dù ủy quyền cho cơ quan chi trả hay tự thực hiện, việc cập nhật thông tin cá nhân chính xác và kịp thời với cơ quan thuế là vô cùng quan trọng để đảm bảo các giao dịch và nghĩa vụ thuế được thực hiện đúng quy định. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với cơ quan thuế hoặc các chuyên gia tư vấn thuế để được hỗ trợ.

Tài liệu tham khảo

• Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn)
• Thông tư 105/2020/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế.
• Thông tư 95/2016/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế (đã hết hiệu lực nhưng mẫu tờ khai 05-ĐK-TH-TCT vẫn được sử dụng theo TT105/2020/TT-BTC).