Hiểu rõ các khoản Chi Phí được Trừ Khi Tính Thuế Tndn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp xác định đúng nghĩa vụ thuế, tối ưu hóa lợi nhuận và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Việc này không chỉ liên quan đến số thuế phải nộp mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe tài chính và uy tín của doanh nghiệp.
Về cơ bản, pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp quy định những khoản chi phí nào doanh nghiệp được phép trừ khi tính toán thu nhập chịu thuế. Tuy nhiên, các quy định này có thể thay đổi và bổ sung theo từng thời kỳ hoặc trong các trường hợp đặc biệt.
Điều Kiện Chung Để Chi Phí Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN
Theo quy định hiện hành, đặc biệt là hướng dẫn tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, một khoản chi phí được coi là hợp lý và được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN cần đáp ứng đồng thời ba điều kiện chính sau đây:
1. Chi Phí Thực Tế Phát Sinh Liên Quan Đến Hoạt Động Sản Xuất, Kinh Doanh
Đây là nguyên tắc cơ bản nhất. Khoản chi đó phải thực sự xảy ra và phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho việc tạo ra doanh thu, duy trì hoặc phát triển hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí mang tính cá nhân hoặc không liên quan đến hoạt động doanh nghiệp sẽ không được trừ.
2. Khoản Chi Có Đủ Hoá Đơn, Chứng Từ Hợp Pháp Theo Quy Định Pháp Luật
Mọi khoản chi phí muốn được tính vào chi phí được trừ đều phải có đầy đủ hóa đơn giá trị gia tăng (hoặc hóa đơn bán hàng, chứng từ tương đương) và các chứng từ gốc đi kèm theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Điều này nhằm đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát của cơ quan thuế.
3. Điều Kiện Về Thanh Toán Không Dùng Tiền Mặt Với Hóa Đơn Giá Trị Lớn
Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) trong từng lần phát sinh, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi thực hiện thanh toán.
- Quy định chi tiết:
- Trường hợp doanh nghiệp ghi nhận chi phí khi chưa thanh toán nhưng đến thời điểm thanh toán lại dùng tiền mặt cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải tự giác kê khai, điều chỉnh giảm chi phí tương ứng vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt. Điều này áp dụng ngay cả khi kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí đó đã được cơ quan thuế kiểm tra.
- Đối với các hóa đơn thanh toán bằng tiền mặt phát sinh trước thời điểm Thông tư 78/2014/TT-BTC có hiệu lực, quy định này không áp dụng hồi tố.
- Trường hợp hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền (theo quy định về hóa đơn): Nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, cần kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu giá trị dưới 20 triệu đồng và thanh toán bằng tiền mặt, chỉ cần hóa đơn máy tính tiền và chứng từ thanh toán tiền mặt là đủ để tính vào chi phí được trừ.
Chi Phí Ủng Hộ, Tài Trợ COVID-19: Khoản Chi Đặc Biệt Được Trừ (Áp dụng cho kỳ tính thuế 2022)
Ngoài các khoản chi thông thường đáp ứng ba điều kiện trên, trong bối cảnh đặc biệt, pháp luật thuế có thể ban hành các quy định tạm thời nhằm khuyến khích các hoạt động xã hội. Một ví dụ điển hình là quy định tại Điều 2 Nghị định 15/2022/NĐ-CP, cho phép doanh nghiệp tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN của kỳ tính thuế năm 2022 đối với các khoản chi ủng hộ, tài trợ bằng tiền hoặc hiện vật cho hoạt động phòng, chống dịch COVID-19 tại Việt Nam.
Để khoản chi này được chấp nhận, việc ủng hộ, tài trợ phải được thực hiện thông qua các đơn vị nhận ủng hộ, tài trợ đủ điều kiện, bao gồm:
- Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp.
- Cơ sở y tế, đơn vị lực lượng vũ trang, cơ sở cách ly tập trung do cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao nhiệm vụ.
- Cơ sở giáo dục, cơ quan báo chí.
- Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; tổ chức đảng, đoàn thanh niên, công đoàn, hội liên hiệp phụ nữ Việt Nam các cấp.
- Cơ quan, đơn vị chính quyền địa phương các cấp có chức năng huy động tài trợ.
- Quỹ phòng, chống dịch COVID-19 các cấp, Quỹ vắc-xin phòng COVID-19.
- Cổng thông tin điện tử nhân đạo quốc gia.
- Các quỹ từ thiện, nhân đạo và tổ chức có chức năng huy động tài trợ được thành lập và hoạt động theo quy định pháp luật.
Hồ sơ cần thiết để xác định khoản chi ủng hộ, tài trợ này được trừ bao gồm Biên bản xác nhận ủng hộ, tài trợ (Mẫu số 02 theo Phụ lục IV Nghị định 15 hoặc văn bản tương đương có chữ ký, đóng dấu xác nhận của cả bên cho và nhận tài trợ) cùng với hóa đơn, chứng từ hợp pháp chứng minh khoản chi bằng tiền hoặc hiện vật.
Việc nắm vững những quy định này giúp doanh nghiệp tự tin hơn trong quá trình kê khai thuế, tránh những sai sót không đáng có và đảm bảo nghĩa vụ thuế TNDN được thực hiện chính xác theo luật định.
Kết Luận
Việc xác định đúng các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là nhiệm vụ quan trọng đối với bộ phận kế toán và ban lãnh đạo doanh nghiệp. Nắm vững ba điều kiện chung về tính liên quan, chứng từ hợp pháp và hình thức thanh toán, cùng với việc cập nhật các quy định đặc biệt (như khoản chi cho phòng chống dịch COVID-19 năm 2022), sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, tính thuế chính xác và tuân thủ quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ, chính xác mọi hóa đơn, chứng từ liên quan đến các khoản chi để phục vụ công tác kiểm tra của cơ quan thuế.
Tài liệu tham khảo
- Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định chính sách miễn, giảm thuế theo Nghị quyết số 43/2022/QH15 về chính sách tài khóa, tiền tệ hỗ trợ Chương trình phục hồi và phát triển kinh tế – xã hội.
- Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 218/2013/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 218/2013/NĐ-CP thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.