Quyết Toán Thuế Thu Nhập Cá Nhân: Hướng Dẫn Từng Bước Từ A-Z Online

Mỗi năm, hàng triệu cá nhân tại Việt Nam đều phải thực hiện nghĩa vụ Quyết Toán Thuế Thu Nhập Cá Nhân (TNCN). Đây là một quy trình quan trọng giúp người nộp thuế tổng hợp lại toàn bộ thu nhập và các khoản đã đóng/khấu trừ trong năm, từ đó xác định số thuế thực tế phải nộp thêm hoặc được hoàn lại. Trong thời đại số hóa, việc tự quyết toán thuế online đã trở nên tiện lợi hơn bao giờ hết, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Dù vậy, không phải ai cũng nắm rõ các bước thực hiện. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, từng bước về cách tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân online một cách hiệu quả nhất, giúp bạn hoàn thành nghĩa vụ thuế một cách chính xác và thuận lợi. Để tìm hiểu thêm về các trường hợp liên quan đến thuế, bạn có thể tham khảo thêm thông tin về [lương bao nhiêu phải đóng thuế tncn].

Hướng Dẫn Chi Tiết Quyết Toán Thuế TNCN Trên Cổng Thông Tin Điện Tử Của Tổng Cục Thuế

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế là kênh chính thống và phổ biến nhất để cá nhân thực hiện các giao dịch thuế, bao gồm cả việc tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Dưới đây là các bước bạn cần thực hiện:

Bước 1: Truy Cập và Đăng Nhập Hệ Thống

Đầu tiên, bạn cần truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế dành cho cá nhân.

Tại giao diện chính, hãy chọn mục “Cá nhân” và tiến hành đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký. Nếu chưa có tài khoản, bạn cần thực hiện đăng ký theo hướng dẫn trên cổng.

Giao diện đăng nhập Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế để quyết toán thuế TNCN

Bước 2: Bắt Đầu Kê Khai Trực Tuyến

Sau khi đăng nhập thành công, trên thanh menu hoặc các lựa chọn chính, tìm và chọn “Quyết toán thuế”. Tiếp theo, bạn sẽ thấy tùy chọn “Kê khai trực tuyến”, hãy nhấp vào đó để bắt đầu quy trình.

Lựa chọn chức năng quyết toán thuế và kê khai trực tuyến

Bước 3: Thiết Lập Thông Tin Tờ Khai Chi Tiết

Tại bước này, hệ thống sẽ yêu cầu bạn cung cấp các thông tin cơ bản cho tờ khai quyết toán thuế. Hãy đảm bảo nhập đầy đủ và chính xác các mục có dấu sao (*).

• Lựa chọn loại tờ khai: Chọn “02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân” theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC.

• Chọn Cơ quan thuế quyết toán: Đây là phần quan trọng, bạn cần lựa chọn một trong ba trường hợp sau tùy theo tình hình thực tế của mình:

  • Trường hợp 1: Có duy nhất 01 nguồn trực tiếp khai thuế hoặc nguồn từ nước ngoài (không khấu trừ tại nguồn). Áp dụng cho người nộp thuế làm việc tại các tổ chức quốc tế, đại sứ quán, lãnh sự quán hoặc có thu nhập từ nước ngoài mà không bị khấu trừ thuế ngay tại nguồn. Bạn sẽ lựa chọn cơ quan thuế mà mình đã trực tiếp khai thuế trong năm tại ô “Cục thuế”.

    • Lưu ý: “Không khấu trừ tại nguồn” nghĩa là công ty/tổ chức không trừ thuế trước khi chi trả thu nhập; bạn tự kê khai và nộp trực tiếp vào ngân sách nhà nước theo mã số thuế cá nhân.

  • Trường hợp 2: Có từ 02 nguồn thu nhập trở lên, bao gồm cả thu nhập thuộc diện khai trực tiếp và thu nhập do tổ chức chi trả đã khấu trừ. Người nộp thuế tự kê khai tất cả các nguồn thu nhập và thông tin liên quan.

  • Trường hợp 3: Không trực tiếp khai thuế trong năm, chỉ có nguồn thu nhập thuộc diện khấu trừ qua tổ chức chi trả.

    • Nếu có thay đổi nơi làm việc trong năm: Khai thông tin vào ô 1 hoặc ô 2.
    • Nếu không thay đổi nơi làm việc: Khai thông tin vào ô 3, ô 4 hoặc ô 5.

Lựa chọn cơ quan thuế quyết toán theo tình hình cá nhân

Sau đó, tiếp tục lựa chọn:

• Trường hợp quyết toán: Quyết toán theo năm dương lịch (phổ biến) hoặc 12 tháng liên tục khác năm dương lịch/không đủ 12 tháng (dành cho người nước ngoài).
• Năm kê khai và khoảng thời gian: Ví dụ, Năm kê khai 2024, Từ tháng 01/2024 đến tháng 12/2024.
• Loại tờ khai: “Chính thức” nếu là lần đầu hoặc “Bổ sung” nếu bạn đã nộp nhưng muốn điều chỉnh sai sót.

Sau khi điền đầy đủ, nhấn “Tiếp tục”.

Bước 4: Nhập Liệu Các Chỉ Tiêu Trên Tờ Khai 02/QTT-TNCN

Tại màn hình này, bạn sẽ nhập các số liệu vào tờ khai mẫu 02/QTT-TNCN và Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Kiểm tra lại thông tin cá nhân (Tên, địa chỉ, số điện thoại, email) do hệ thống tự động điền. Nếu có sai sót, hãy điều chỉnh.

Giao diện nhập liệu các chỉ tiêu trên tờ khai quyết toán thuế

Hướng dẫn nhập các chỉ tiêu chính:

• Chỉ tiêu [21]: Tổng thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam. Căn cứ vào chứng từ khấu trừ và thư xác nhận thu nhập từ đơn vị chi trả.
• Chỉ tiêu [23]: Tổng thu nhập chịu thuế phát sinh ngoài Việt Nam.

Các khoản giảm trừ:

• Chỉ tiêu [28]: Từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
• Chỉ tiêu [29]: Các khoản đóng bảo hiểm được trừ.
• Chỉ tiêu [30]: Các khoản đóng quỹ hưu trí tự nguyện được trừ (nếu có).

Số thuế đã nộp trong kỳ:

• Chỉ tiêu [34]: Số thuế đã khấu trừ tại tổ chức chi trả thu nhập. Tổng số thuế mà tổ chức đã khấu trừ từ tiền lương, tiền công của cá nhân, dựa trên chứng từ khấu trừ thuế.
• Chỉ tiêu [35]: Số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức chi trả thu nhập. Là số thuế bạn đã trực tiếp kê khai và nộp tại Việt Nam, căn cứ vào giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
• Chỉ tiêu [36]: Số thuế đã nộp ở nước ngoài được trừ (nếu có). Xác định tối đa bằng số thuế phải nộp tương ứng với tỷ lệ thu nhập từ nước ngoài so với tổng thu nhập (không vượt quá số thuế tại chỉ tiêu [32] x {[23]/([20] –[22])}x 100%).
• Chỉ tiêu [37] và [38]: Số thuế trùng do quyết toán vắt năm. Cá nhân tự xác định nếu đã kê khai và nộp tại nước ngoài hoặc tại Việt Nam vào năm tính thuế thứ nhất.
• Chỉ tiêu [43]: Số thuế được miễn. Áp dụng khi số thuế phải nộp sau quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống.

Ví dụ về chỉ tiêu tổng thu nhập chịu thuế trên tờ khai 02/QTT-TNCN

Hoàn thuế hoặc bù trừ:

• Nếu có số thuế nộp thừa và muốn đề nghị hoàn trả: Nhập số tiền vào chỉ tiêu [46].
• Nếu muốn bù trừ cho khoản phải nộp ngân sách nhà nước khác: Nhập số tiền vào chỉ tiêu [47].

Thông tin nhận hoàn trả (nếu có đề nghị hoàn tại chỉ tiêu [46]):

• Chuyển khoản: Chọn “Chuyển khoản”, nhập tên chủ tài khoản, số tài khoản, ngân hàng, chi nhánh, tỉnh thành. Tổng cục Thuế TP.HCM khuyến nghị nên hoàn trả qua chuyển khoản.
• Tiền mặt: Chọn “Tiền mặt”, điền thông tin người nhận (Tên, loại giấy tờ, số CMND/CCCD/HC, ngày cấp, nơi cấp, nơi nhận tiền hoàn thuế).

Thông tin đề nghị bù trừ (nếu có đề nghị bù trừ tại chỉ tiêu [47]):

• Điền MST của NNT khác (nếu có), tên NNT khác, Chương, Tiểu mục, Tên CQT quản lý khoản thu, Địa bàn hành chính, Hạn nộp, số tiền còn phải nộp, số tiền đề nghị bù trừ.

Hướng dẫn nhập Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN (Thông tin người phụ thuộc)

Chuyển sang tab “Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN” (thường nằm ở góc trái dưới màn hình). Tại đây, bạn sẽ kê khai thông tin về người phụ thuộc để được tính giảm trừ gia cảnh.
Nhấp để thêm mới người phụ thuộc và điền đầy đủ các thông tin bắt buộc:

• Họ tên người phụ thuộc, mã số thuế người phụ thuộc (nếu có).
• Loại giấy tờ (CMND/CCCD/Hộ chiếu/Giấy khai sinh) và số giấy tờ.
• Ngày sinh của người phụ thuộc.
• Mối quan hệ với người nộp thuế.

Điền thông tin người phụ thuộc để tính giảm trừ gia cảnh

Lưu ý về thời gian được tính giảm trừ:

• Chỉ tiêu [16] Từ tháng: Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ trong năm tính thuế theo thực tế phát sinh.
• Chỉ tiêu [17] Đến tháng: Thời điểm kết thúc nghĩa vụ nuôi dưỡng trong năm tính thuế, hoặc tháng 12 nếu trong năm chưa kết thúc nghĩa vụ nuôi dưỡng.
  Hoàn thành việc khai báo thông tin người phụ thuộc. Sau đó, nhấn “Hoàn thành kê khai”.

Bước 5: Hoàn Thành và Gửi Tờ Khai

Trước khi gửi, hãy kiểm tra kỹ lưỡng lại toàn bộ thông tin đã nhập để đảm bảo không có sai sót.
Tick vào ô “Tôi cam đoan số liệu đã khai và hồ sơ đính kèm là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những số liệu đã khai và hồ sơ đính kèm”.
Tiếp theo, nhấn nút “Hoàn thành kê khai”.
Sau đó, chọn “Kết xuất xml” để lưu file tờ khai đã kê khai. Cuối cùng, nhấn “Nộp tờ khai” để gửi hồ sơ đến cơ quan thuế. Hệ thống sẽ báo nộp tờ khai thành công.

Xác nhận và gửi tờ khai quyết toán thuế TNCN online

Bước 6: In Tờ Khai và Nộp Hồ Sơ Giấy (Nếu Cần)

Mặc dù đã nộp online, một số trường hợp vẫn yêu cầu nộp hồ sơ giấy.

• Từ file XML đã kết xuất, tải ứng dụng iTax Viewer để mở và in tờ khai (02 bản).
• Ký tên người nộp thuế vào các bản in.
• Mang theo CCCD/Thẻ Căn cước, chứng từ khấu trừ thuế, và tờ khai đã in (có chữ ký) đến nộp tại Bộ phận một cửa của Cơ quan Thuế nơi bạn đã nộp tờ khai online. Bạn có thể [tra cứu thông tin quyết toán thuế] để kiểm tra trạng thái hồ sơ của mình.

Quyết Toán Thuế Thu Nhập Cá Nhân Qua Ứng Dụng eTax Mobile

Bên cạnh Cổng thông tin điện tử, ứng dụng eTax Mobile cũng là một công cụ hữu ích giúp bạn tự quyết toán thuế TNCN mọi lúc mọi nơi.

Bước 1: Khởi Tạo Yêu Cầu Quyết Toán

Tại màn hình trang chủ của ứng dụng eTax Mobile, chọn mục “Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN”. Sau đó, chọn “Hỗ trợ lập tờ khai quyết toán”.
Màn hình sẽ hiển thị các thông tin cơ bản như Mã số thuế (mặc định theo tài khoản đăng nhập) và Năm quyết toán (danh sách từ 2021 đến năm hiện tại).

Bước 2: Tra Cứu Thông Tin Hỗ Trợ Quyết Toán

Nhấn nút “Tra cứu” để hệ thống hiển thị màn hình “Thông tin hỗ trợ quyết toán thuế”, tổng hợp dữ liệu liên quan đến thu nhập và các khoản khấu trừ của bạn.

Tra cứu thông tin hỗ trợ quyết toán thuế trên ứng dụng eTax Mobile

Bước 3: Tạo Tờ Khai Gợi Ý 02/QTT-TNCN

Nhấn “Tạo tờ khai 02/QTTTNCN gợi ý”. Hệ thống sẽ tạo một tờ khai nháp với các thông tin mặc định:

• Loại tờ khai: Chính thức (không sửa).
• Năm kê khai: Theo năm tra cứu quyết toán (không sửa).
• Trường hợp quyết toán: Quyết toán theo năm dương lịch (không sửa).
• Từ tháng: Tự động hiển thị, có thể sửa.
• Đến tháng: Tự động hiển thị tháng cuối của năm quyết toán.

Bước 4: Xác Định Cơ Quan Thuế Nộp Tờ Khai

Nhấn “Tiếp tục”. Hệ thống sẽ tự động xác định cơ quan thuế nộp tờ khai dựa trên các trường hợp sau:

• Trường hợp 1: Cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động, hoặc hợp đồng dưới 3 tháng, hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10%. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình chọn Tỉnh/Thành phố, Quận/Huyện.
• Trường hợp 2: Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công tại một nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm. Hệ thống hiển thị sẵn cơ quan thuế nơi cá nhân đã nộp hồ sơ khai QTT (theo tờ khai 02/KK).
• Trường hợp 3: Cá nhân có nhiều cơ quan thuế khấu trừ hoặc đồng thời có tờ khai 05QTT và 02KK. Hệ thống sẽ so sánh và hiển thị cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất. Nếu bằng nhau, hệ thống sẽ hiển thị danh sách để bạn tự chọn.
  Các trường hợp khác sẽ hiển thị các câu hỏi để người nộp thuế lựa chọn và nhập thông tin.

Bước 5: Kiểm Tra Thông Tin Chung Của Người Nộp Thuế Và Tổ Chức Chi Trả

Sau khi xác định cơ quan thuế, màn hình “Thông tin chung” sẽ hiện ra. Kiểm tra các thông tin tự động hiển thị như Tên người nộp thuế, Mã số thuế, Địa chỉ, Điện thoại, Email, Mã số thuế và Tên tổ chức chi trả thu nhập. Một số thông tin có thể chỉnh sửa (ví dụ địa chỉ).

Bước 6: Kê Khai Các Chỉ Tiêu Thuế Và Thông Tin Liên Quan

Nhấn “Tiếp tục”, hệ thống sẽ hiển thị màn hình kê khai các chỉ tiêu trên tờ khai từ [20] đến [48]. Bạn có thể sửa dữ liệu tại các chỉ tiêu này.

Kê khai các chỉ tiêu thuế và thông tin liên quan trên eTax Mobile

6.1. Nhập thông tin người phụ thuộc (Bảng kê 02-1/BK-QTT-TNCN):
Nhấn “Bảng kê 02-1/BK-QTT-TNCN”, sau đó chọn “Thêm mới người phụ thuộc” và điền đầy đủ các thông tin như Họ tên, Mã số thuế, Loại giấy tờ, Số giấy tờ, Ngày sinh, Quan hệ với người nộp thuế, và Thời gian được tính giảm trừ (Từ tháng, Đến tháng). Sau khi điền xong, nhấn “Tiếp tục” để lưu thông tin.

6.2. Nhập thông tin hoàn trả (Nếu chỉ tiêu [46] > 0):
Nếu có số thuế nộp thừa và muốn hoàn trả, hệ thống sẽ hiển thị màn hình “Nhập thông tin hoàn trả”.

• Số tiền hoàn trả: Tự động hiển thị theo chỉ tiêu [46] (không sửa).
• Hình thức hoàn trả: Mặc định “Chuyển khoản”, có thể chọn lại “Tiền mặt”.
  • Chuyển khoản: Điền Tên chủ tài khoản, Số tài khoản, Tỉnh/Thành phố, Ngân hàng/KBNN.
  • Tiền mặt: Điền Tên người nhận tiền, Loại giấy tờ, CMND/CCCD/HC số, Ngày cấp, Nơi cấp, Nơi nhận hoàn tiền thuế. (Lưu ý: Chỉ hỗ trợ hoàn tiền mặt khi số tiền nhỏ hơn hoặc bằng 5.000.000 VND).

6.3. Đề nghị bù trừ (Nếu chỉ tiêu [47] > 0):
Nếu có chỉ tiêu [47] > 0, nhấn nút “Đề nghị bù trừ”. Hệ thống sẽ tự động hiển thị tất cả các khoản nộp đã quá hạn của bạn.

Bước 7 & 8: Hoàn Tất Và Nộp Tờ Khai Qua Ứng Dụng

Sau khi hoàn thành các thông tin, nhấn “Tiếp tục”. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình hoàn thành tờ khai 02 QTT.
Tiếp theo, nhấn “Nộp tờ khai”. Ứng dụng sẽ yêu cầu bạn đính kèm ít nhất 1 tài liệu (nếu có).

Bước 9 & 10: Nhập OTP Và Xác Nhận Thành Công

Nhấn “Tiếp tục”, hệ thống sẽ gửi mã OTP về số điện thoại đã đăng ký của bạn. Nhập mã OTP này vào ứng dụng.
Cuối cùng, nhấn “Xác nhận”. Ứng dụng sẽ hiển thị thông báo “Nộp tờ khai thành công”. Vậy là bạn đã hoàn tất thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân qua eTax Mobile.

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Quyết Toán Thuế TNCN Online

Để quy trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân diễn ra suôn sẻ, hãy ghi nhớ những điểm sau:

• Thời hạn quyết toán: Nắm rõ thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế hàng năm để tránh bị phạt.
• Chuẩn bị đầy đủ chứng từ: Các chứng từ khấu trừ thuế (từ các tổ chức chi trả thu nhập), giấy tờ chứng minh người phụ thuộc, hóa đơn/chứng từ chứng minh các khoản giảm trừ (bảo hiểm, từ thiện…) là vô cùng quan trọng. Thiếu sót có thể làm chậm hoặc sai lệch quá trình quyết toán của bạn.
• Kiểm tra kỹ thông tin: Trước khi nộp, hãy rà soát lại toàn bộ dữ liệu đã nhập, đặc biệt là các con số thu nhập, các khoản giảm trừ, và thông tin người phụ thuộc. Sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến việc phải nộp bổ sung hoặc chậm hoàn thuế.
• Cập nhật phần mềm/ứng dụng: Đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của trình duyệt hoặc ứng dụng eTax Mobile để tránh các lỗi kỹ thuật không đáng có.
• Lưu giữ hồ sơ: Luôn lưu trữ bản sao của tờ khai đã nộp và các chứng từ liên quan để đối chiếu khi cần.

Việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân online không chỉ là một nghĩa vụ mà còn là quyền lợi của mỗi cá nhân, giúp bạn được hoàn lại số thuế đã nộp thừa hoặc đảm bảo tuân thủ pháp luật. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trên, bạn sẽ tự tin hoàn thành quy trình này một cách dễ dàng và chính xác. Nếu cần hỗ trợ chuyên sâu hơn, bạn có thể tìm hiểu về các [công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân] hoặc các dịch vụ [thủ tục hoàn thuế tncn] chuyên nghiệp.

Nguồn Tham Khảo

• Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định 126/2020/NĐ-CP.