Contents
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành phương thức phổ biến trong giao dịch kinh doanh. Thay vì hóa đơn giấy truyền thống, doanh nghiệp và hộ kinh doanh giờ đây phát hành và quản lý hóa đơn dưới dạng dữ liệu điện tử. Tuy nhiên, không phải tất cả các loại hóa đơn điện tử đều giống nhau, đặc biệt là về việc có hay không có mã của cơ quan thuế. Việc hiểu rõ “Hóa đơn Không Có Mã Của Cơ Quan Thuế” là gì, đối tượng áp dụng và cách kiểm tra tính hợp lệ là vô cùng quan trọng đối với cả người bán và người mua để đảm bảo tuân thủ quy định thuế và tránh rủi ro không đáng có. Nắm vững thông tin về loại hóa đơn này cũng là một phần trong việc quản lý các vấn đề liên quan đến thuế, tương tự như việc tìm hiểu về [cách tra mã số thuế thu nhập cá nhân].
Hóa đơn điện tử là gì và sự khác biệt giữa hóa đơn có mã, không mã?
Theo quy định pháp luật hiện hành (điển hình là Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ), hóa đơn được định nghĩa là chứng từ kế toán do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn có thể tồn tại dưới dạng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Điểm mấu chốt là HĐĐT có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là loại HĐĐT được cơ quan thuế cấp một mã số duy nhất trước khi người bán gửi cho người mua. Mã này bao gồm số giao dịch do hệ thống thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được mã hóa dựa trên thông tin hóa đơn do người bán lập. Việc cấp mã giúp cơ quan thuế kiểm soát, xác thực tính toàn vẹn và hợp pháp của hóa đơn ngay từ khi phát hành.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là loại HĐĐT do chính tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát hành và gửi trực tiếp cho người mua mà không cần cơ quan thuế cấp mã trước. Trách nhiệm kiểm soát và truyền dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế thuộc về người bán theo quy định.
Sự khác biệt chính nằm ở quy trình xác thực: hóa đơn có mã được xác thực bởi hệ thống thuế trước khi lưu hành, còn hóa đơn không mã thì không. Tuy nhiên, cả hai loại này đều là hình thức hóa đơn điện tử hợp pháp khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định.
Doanh nghiệp nào được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã?
Không phải doanh nghiệp nào cũng được tự do lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử không có mã. Quy định pháp luật đã giới hạn đối tượng được áp dụng loại hóa đơn này dựa trên đặc thù ngành nghề kinh doanh và điều kiện hạ tầng công nghệ.
Theo hướng dẫn từ cơ quan thuế (ví dụ: Cẩm nang về hóa đơn điện tử), các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc các lĩnh vực sau có thể đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
- Kinh doanh điện lực
- Kinh doanh xăng dầu
- Dịch vụ bưu chính viễn thông
- Cung cấp nước sạch
- Hoạt động tài chính tín dụng
- Kinh doanh bảo hiểm
- Lĩnh vực y tế
- Kinh doanh thương mại điện tử, siêu thị, thương mại tổng hợp
- Vận tải (hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy)
Bên cạnh đặc thù ngành nghề, các doanh nghiệp này còn phải đáp ứng các điều kiện về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin nhất định để đảm bảo khả năng lập, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn theo quy định.
Quan trọng hơn, doanh nghiệp chỉ được chính thức sử dụng hóa đơn điện tử không có mã sau khi đã đăng ký với cơ quan thuế quản lý và nhận được thông báo chấp thuận. Việc này đảm bảo cơ quan thuế nắm được thông tin và quản lý hoạt động phát hành hóa đơn của các đơn vị này. Việc tuân thủ đúng các quy định về hóa đơn là một phần quan trọng trong quản lý nghĩa vụ thuế, tương tự như việc thực hiện [thủ tục tạm ngừng kinh doanh với cơ quan thuế] khi cần thiết.
Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử không có mã
Đối với người mua hàng hoặc cơ quan quản lý, việc kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, bao gồm cả hóa đơn không có mã, là bước cần thiết. Tổng cục Thuế đã cung cấp Cổng thông tin điện tử để hỗ trợ tra cứu hóa đơn điện tử. Dưới đây là các bước để tra cứu hóa đơn không có mã:
- Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin Hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ chính thức:
https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ - Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống. Thông thường, bạn cần có tài khoản đã được cơ quan thuế cấp để truy cập các chức năng tra cứu nâng cao.
- Bước 3: Trên giao diện sau khi đăng nhập, tìm và chọn mục “Tra cứu”, sau đó click vào “Tra cứu hóa đơn”.
- Bước 4: Chọn mục “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào” (áp dụng cho người mua muốn kiểm tra hóa đơn nhận được).
- Bước 5: Trong phần kết quả kiểm tra, chọn bộ lọc hoặc tùy chọn hiển thị “Tổng cục thuế đã nhận không mã”. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hóa đơn không mã mà cơ quan thuế đã nhận được dữ liệu từ người bán, liên quan đến mã số thuế của bạn trong khoảng thời gian tra cứu.
Lưu ý quan trọng: Thời gian tra cứu trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế thường bị giới hạn tối đa 31 ngày cho mỗi lần thực hiện. Nếu cần kiểm tra dữ liệu trong thời gian dài hơn, bạn cần thực hiện nhiều lần với các khoảng thời gian khác nhau.
Giao diện tra cứu hóa đơn điện tử không có mã trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế
Việc tra cứu này giúp người mua xác nhận rằng hóa đơn không mã mình nhận được đã được người bán truyền dữ liệu thành công đến cơ quan thuế, qua đó nâng cao tính xác thực và hợp pháp của hóa đơn cho mục đích kê khai thuế sau này.
Kết luận
Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế là một hình thức hóa đơn điện tử hợp pháp, được áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc một số ngành nghề đặc thù và đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, sau khi có sự chấp thuận của cơ quan thuế. Mặc dù không có mã định danh do cơ quan thuế cấp trước khi phát hành, tính hợp lệ của loại hóa đơn này vẫn được đảm bảo thông qua việc người bán truyền dữ liệu đầy đủ và kịp thời lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Việc hiểu rõ khái niệm, đối tượng áp dụng và đặc biệt là cách tra cứu, kiểm tra trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế là điều cần thiết giúp các bên liên quan, đặc biệt là người mua, xác minh tính chính xác và hợp pháp của hóa đơn, đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế và chứng từ.
Tài liệu tham khảo
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019 của Quốc hội.