Tin tức

Mã Số Thuế Hoa Kỳ (TIN): Điều Kiện Cần Để Nộp Thuế Cá Nhân Online

Contents

Mã số thuế (Taxpayer Identification Number – TIN) là một công cụ định danh quan trọng được Cục Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) sử dụng để quản lý các vấn đề thuế. Số định danh này được cấp bởi Cơ quan An sinh Xã hội (SSA) hoặc IRS. Số An sinh Xã hội (SSN) do SSA cấp, trong khi các loại TIN khác do IRS cấp.

Đối với cá nhân và tổ chức tại Việt Nam có các hoạt động liên quan đến Hoa Kỳ, việc nắm rõ và sở hữu mã số thuế phù hợp là điều bắt buộc để thực hiện các nghĩa vụ thuế, bao gồm cả việc sử dụng các nền tảng và cổng thông tin trực tuyến để Nộp Thuế Cá Nhân Online hoặc thực hiện các thủ tục liên quan. Việc hiểu rõ về các loại mã số thuế này giúp quá trình tương tác với hệ thống thuế Hoa Kỳ diễn ra suôn sẻ và đúng quy định. Để bắt đầu hành trình thuế của mình, việc tìm hiểu về cách đăng ký thuế thu nhập cá nhân và các loại mã số thuế là bước đi đầu tiên.

Mã Số Thuế Cá Nhân (U.S. TINs) Là Gì?

Mã số thuế tại Hoa Kỳ (TIN) về cơ bản là một số định danh duy nhất được dùng trong các giao dịch thuế. Nó giúp cơ quan thuế phân biệt và theo dõi hồ sơ thuế của từng cá nhân, doanh nghiệp, hoặc tổ chức. Sự đa dạng của các loại TIN phản ánh các đối tượng và mục đích sử dụng khác nhau trong hệ thống thuế phức tạp của Hoa Kỳ.

Khi Nào Bạn Cần Một Mã Số Thuế Hoa Kỳ?

Bạn cần cung cấp mã số thuế Hoa Kỳ (TIN) trên nhiều loại giấy tờ, tờ khai và báo cáo liên quan đến thuế. Dưới đây là một số trường hợp phổ biến:

  • Khi nộp tờ khai thuế thu nhập hàng năm của bạn cho IRS.
  • Khi yêu cầu hưởng các quyền lợi theo hiệp định thuế giữa Hoa Kỳ và quốc gia khác (nếu có).
  • TIN phải có trên chứng nhận khấu lưu (withholding certificate) nếu người hưởng lợi có yêu cầu các quyền lợi sau:
    • Quyền lợi thuế theo hiệp định (ngoại trừ thu nhập từ thị trường chứng khoán).
    • Miễn trừ thu nhập liên quan thực tế.
    • Miễn trừ cho một số loại niên kim.

Nói chung, bất kỳ khi nào bạn cần tương tác chính thức với IRS để khai báo thu nhập, yêu cầu hoàn thuế, hoặc nhận các quyền lợi thuế, bạn đều cần cung cấp một mã số thuế hợp lệ.

Các Loại Mã Số Thuế Hoa Kỳ (TIN) Phổ Biến

Có nhiều loại mã số thuế khác nhau được cấp tùy thuộc vào tình trạng và mục đích của người nộp thuế:

Số An Sinh Xã Hội (Social Security Number – SSN)

SSN là loại mã số thuế phổ biến nhất, được cấp cho công dân Hoa Kỳ, thường trú nhân hợp pháp và một số người nước ngoài tạm trú có giấy phép lao động. SSN được cấp bởi Cơ quan An sinh Xã hội (SSA).

Để xin cấp SSN, bạn cần hoàn thành Mẫu SS-5, Đơn xin thẻ An sinh Xã hội và nộp kèm các giấy tờ chứng minh danh tính, tuổi tác và tình trạng pháp lý (công dân Hoa Kỳ/người nước ngoài hợp pháp). Bạn có thể tải mẫu đơn trực tuyến, gọi điện hoặc đến văn phòng SSA địa phương. Dịch vụ này là miễn phí.

Mã Số Thuế Của Chủ Lao Động (Employer Identification Number – EIN)

EIN là mã số thuế liên bang được sử dụng để nhận dạng các thực thể kinh doanh như công ty, đối tác, tập đoàn, v.v. Số này cũng được sử dụng bởi các di sản và quỹ tín thác có thu nhập cần khai báo. Đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam có hoạt động tại Hoa Kỳ, EIN là bắt buộc để thực hiện các thủ tục thuế và báo cáo. Để xin EIN, các thực thể cần nộp Mẫu SS-4, Đơn xin Mã số thuế của Chủ lao động.

Mã Số Thuế Cá Nhân (Individual Taxpayer Identification Number – ITIN)

ITIN là một mã số thuế chỉ dành riêng cho mục đích xử lý thuế cho một số người nước ngoài không định cư và định cư, vợ/chồng và người phụ thuộc của họ, những người không thể có được Số An sinh Xã hội (SSN). ITIN là một số có 9 chữ số, bắt đầu bằng số “9”, có định dạng tương tự như SSN (NNN-NN-NNNN).

Bạn có thể sử dụng công cụ Trợ lý thuế tương tác của IRS để xác định xem bạn có đủ điều kiện nộp đơn xin ITIN hay không.

Để có ITIN, bạn phải hoàn thành Mẫu W-7, Đơn xin cấp Mã số thuế Cá nhân của IRS. Mẫu W-7 yêu cầu giấy tờ chứng minh tình trạng nước ngoài và danh tính thực sự của mỗi cá nhân. Bạn có thể gửi giấy tờ qua đường bưu điện kèm Mẫu W-7, nộp trực tiếp tại văn phòng IRS, hoặc xử lý đơn xin thông qua Đại lý Thâu Nhận (Acceptance Agent) được IRS ủy quyền. Mẫu W-7 cũng có phiên bản tiếng Tây Ban Nha (Mẫu W-7 (SP)).

Đại lý thâu nhận là các tổ chức (như trường đại học, ngân hàng, công ty kế toán) được IRS ủy quyền để hỗ trợ người nộp đơn xin ITIN. Họ sẽ xem xét giấy tờ của bạn và gửi Mẫu W-7 hoàn chỉnh đến IRS để xử lý.

LƯU Ý: Bạn không thể yêu cầu tín thuế thu nhập kiếm được (Earned Income Tax Credit – EITC) bằng ITIN.

Kể từ các quy định cập nhật, mỗi đương đơn xin ITIN cần nộp Mẫu W-7 đã được chỉnh sửa và đính kèm tờ khai thuế thu nhập liên bang vào Mẫu W-7. Các trường hợp được miễn yêu cầu nộp kèm tờ khai thuế (theo Hướng dẫn Mẫu W-7) vẫn phải cung cấp giấy tờ chứng minh việc được miễn trừ.

Mã Số Thuế Cho Việc Nhận Con Nuôi (Adoption Taxpayer Identification Number – ATIN)

ATIN là mã số tạm thời gồm chín chữ số do IRS cấp cho các cá nhân đang trong quá trình nhận trẻ là công dân Hoa Kỳ hoặc thường trú nhân hợp pháp làm con nuôi nhưng chưa thể lấy được SSN cho trẻ kịp thời để khai thuế.

Bạn sử dụng Mẫu W-7A, Đơn xin cấp Mã số thuế cho việc nhận con nuôi đang chờ xử lý ở Hoa Kỳ để xin ATIN. Lưu ý không sử dụng Mẫu W-7A nếu trẻ không phải công dân Hoa Kỳ hoặc thường trú nhân.

Mã Số Thuế Của Người Khai Thuế (Paid Preparer Tax Identification Number – PTIN)

Từ ngày 1 tháng 1 năm 2011, nếu bạn là người chuẩn bị tờ khai thuế cho người khác có nhận thù lao, bạn bắt buộc phải sử dụng Mã số thuế của Người khai thuế (PTIN) hợp lệ trên tờ khai bạn chuẩn bị. Việc sử dụng PTIN không còn là tùy chọn.

Bạn có thể xin cấp PTIN trực tuyến qua hệ thống ghi danh mới của IRS hoặc nộp Mẫu W-12, Đơn xin Mã số thuế của IRS cho Người khai thuế được trả tiền. Đơn giấy sẽ mất khoảng 4-6 tuần để xử lý. PTIN là cần thiết nếu bạn chuẩn bị, nhận thù lao, cho tất cả hoặc phần lớn tờ khai thuế liên bang hoặc yêu cầu hoàn thuế.

Nếu bạn là người khai thuế nước ngoài và không thể có SSN Hoa Kỳ, có hướng dẫn riêng cho bạn.

Lưu Ý Đặc Biệt Cho Các Thực Thể Nước Ngoài (Không Phải Cá Nhân)

Các thực thể nước ngoài không phải là cá nhân (ví dụ: công ty nước ngoài) được yêu cầu có Mã số thuế của Chủ lao động (EIN) liên bang để yêu cầu miễn trừ khấu lưu theo hiệp định thuế (khai trên Mẫu W-8BEN) cần nộp Mẫu SS-4 cho IRS để xin EIN.

Các thực thể nước ngoài nộp Mẫu SS-4 chỉ với mục đích xin EIN cho việc miễn trừ theo hiệp định thuế và không phải khai thuế thu nhập, thuế việc làm, hoặc thuế tiêu dùng tại Hoa Kỳ, cần lưu ý đặc biệt khi điền Mẫu SS-4. Tại dòng 7b, bạn nên viết “N/A” (Không áp dụng) trong ô yêu cầu SSN hoặc ITIN, trừ khi bạn đã có một trong hai số này. Khi trả lời câu hỏi 10, đánh dấu vào ô “other” (khác) và viết hoặc nhập một trong các cụm từ sau, tùy thuộc vào mục đích:

  • “For W-8BEN Purposes Only”
  • “For Tax Treaty Purposes Only”
  • “Required under Reg. 1.1441-1(e)(4)(viii)”
  • “897(i) Election”

Nếu các câu hỏi từ 11 đến 17 trên Mẫu SS-4 không áp dụng do thực thể không phải khai thuế Hoa Kỳ, hãy ghi chú “N/A” cho các mục này.

Các thực thể nước ngoài điền Mẫu SS-4 như mô tả trên sẽ được đưa vào hồ sơ của IRS là không có yêu cầu khai thuế Hoa Kỳ. Tuy nhiên, nếu nhận được thư từ IRS yêu cầu khai thuế, thực thể cần phản hồi ngay lập tức, nêu rõ rằng họ không có yêu cầu đó. Việc không phản hồi có thể dẫn đến việc bị IRS giám định thuế theo thủ tục. Nếu sau này thực thể có phát sinh yêu cầu khai thuế Hoa Kỳ, họ nên sử dụng EIN đã được cấp ban đầu thay vì xin số mới.

Để đẩy nhanh việc cấp EIN cho thực thể nước ngoài, có số điện thoại hỗ trợ riêng (lưu ý có thể không phải số miễn phí).

Việc hiểu rõ loại mã số thuế cần thiết và quy trình xin cấp là bước đầu tiên quan trọng để tuân thủ các quy định thuế của Hoa Kỳ và thực hiện các thủ tục liên quan, bao gồm cả việc cách quyết toán thuế tncn online một cách chính xác khi phát sinh nghĩa vụ. Bên cạnh đó, việc nắm được tờ khai đăng ký thuế và cách điền chúng là yếu tố then chốt.

Kết Luận

Mã số thuế Hoa Kỳ (TIN) là yếu tố không thể thiếu cho bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào có liên quan đến hệ thống thuế của nước này. Việc xác định đúng loại TIN cần thiết (SSN, EIN, ITIN, ATIN, PTIN) và tuân thủ quy trình xin cấp là bắt buộc để thực hiện các nghĩa vụ thuế, từ việc nộp tờ khai truyền thống đến việc sử dụng các công cụ trực tuyến để tra thuế thu nhập cá nhân và nộp thuế cá nhân online. Việc có mã số thuế hợp lệ giúp đảm bảo các giao dịch thuế diễn ra minh bạch, chính xác và tránh được các vấn đề pháp lý không đáng có. Hãy tìm hiểu kỹ lưỡng để đảm bảo bạn có mã số thuế phù hợp trước khi tiến hành bất kỳ thủ tục thuế nào với Hoa Kỳ.

Tài Liệu Tham Khảo

  • Form SS-5, Application for a Social Security Card: https://www.ssa.gov/forms/ss-5.pdf
  • Social Security Administration website: https://www.ssa.gov/
  • About Form 1041, U.S. Income Tax Return for Estates and Trusts: /forms-pubs/about-form-1041
  • Employer Identification Number: /vi/businesses/employer-identification-number
  • Interactive Tax Assistant (ITA) – Am I eligible to apply for an individual taxpayer identification number?: /help/ita/am-i-eligible-to-apply-for-an-individual-taxpayer-identification-number
  • About Form W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number: /vi/forms-pubs/about-form-w-7
  • About Form W-7 (Spanish): https://www.irs.gov/es/forms-pubs/about-form-w-7
  • ITIN Acceptance Agents: /vi/tin/itin/itin-acceptance-agents
  • Adoption Taxpayer Identification Number: /individuals/adoption-taxpayer-identification-number
  • About Form W-7 A, Application for Taxpayer Identification Number for Pending U.S. Adoptions: /forms-pubs/about-form-w-7-a
  • PTIN requirements for tax return preparers: /tax-professionals/ptin-requirements-for-tax-return-preparers
  • About Form W-12, IRS Paid Preparer Tax Identification Number (PTIN) Application and Renewal: /forms-pubs/about-form-w-12
  • Requirements for tax return preparers: Frequently asked questions: /tax-professionals/requirements-for-tax-return-preparers-frequently-asked-questions
  • About Form SS-4, Application for Employer Identification Number (EIN): /forms-pubs/about-form-ss-4