Mã số thuế tiếng Anh là gì? Tổng quan về các loại Mã số nhận dạng thuế tại Hoa Kỳ (TIN)

Trong hệ thống thuế Hoa Kỳ, “mã số thuế” được gọi bằng thuật ngữ tiếng Anh là Taxpayer Identification Number (TIN). Đây là một số nhận dạng duy nhất mà Sở Thuế vụ (IRS) sử dụng để theo dõi và quản lý các nghĩa vụ thuế. Các mã số này có thể được cấp bởi Cơ quan An sinh Xã hội (SSA) hoặc chính IRS, tùy thuộc vào từng loại.

Một Taxpayer Identification Number (TIN) là điều bắt buộc khi bạn cần thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế tại Hoa Kỳ. Cụ thể, TIN cần được cung cấp trên các tờ khai thuế, bảng kê khai và các tài liệu thuế khác.

Ví dụ, bạn sẽ cần sử dụng TIN khi:

• Nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân hoặc doanh nghiệp.
• Yêu cầu các quyền lợi được quy định trong các hiệp ước thuế giữa Hoa Kỳ và quốc gia khác.

Ngoài ra, TIN cũng phải có trên chứng nhận khấu lưu (ví dụ: Mẫu W-8BEN) nếu người thụ hưởng thu nhập có các yêu cầu đặc biệt sau:

• Đòi hỏi quyền lợi thuế theo hiệp ước (trừ thu nhập từ thị trường chứng khoán).
• Yêu cầu miễn trừ đối với thu nhập liên quan đến hoạt động thương mại thực tế.
• Yêu cầu miễn trừ cho một số loại niên kim nhất định.

Đối với những người cần quản lý nghĩa vụ thuế tại Hoa Kỳ, việc hiểu rõ về TIN và các loại mã số liên quan là rất quan trọng. Điều này giúp đảm bảo việc tuân thủ các quy định thuế và có thể ảnh hưởng đến cả quy trình nộp thuế cá nhân online.

Có nhiều loại TIN khác nhau tùy thuộc vào tình trạng và mục đích sử dụng của bạn. Dưới đây là thông tin chi tiết về các loại TIN phổ biến và cách để có được chúng.

Các loại Mã số nhận dạng thuế (TIN) phổ biến tại Hoa Kỳ

Hệ thống thuế Hoa Kỳ phân loại TIN thành nhiều loại khác nhau, phục vụ cho các đối tượng và mục đích riêng biệt. Việc xác định đúng loại TIN cần thiết là bước đầu tiên để bạn có thể tương tác với IRS và SSA một cách chính xác.

Social Security Number (SSN)

Số An sinh Xã hội (SSN) là loại TIN phổ biến nhất dành cho công dân Hoa Kỳ và một số đối tượng thường trú hợp pháp (resident alien) có quyền làm việc tại Hoa Kỳ. SSN được cấp bởi Cơ quan An sinh Xã hội (SSA).

Để có SSN, bạn cần hoàn thành Mẫu SS-5, Đơn xin thẻ An sinh Xã hội. Bạn cũng phải nộp kèm bằng chứng về danh tính, tuổi tác và tình trạng công dân Hoa Kỳ hoặc tình trạng người nước ngoài hợp pháp của mình. Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin trên trang web của SSA hoặc liên hệ qua số điện thoại 800-772-1213 hoặc đến văn phòng SSA địa phương. Dịch vụ này hoàn toàn miễn phí.

Employer Identification Number (EIN)

Mã số thuế của Chủ lao động (EIN), còn được gọi là Federal Tax Identification Number, được sử dụng để nhận dạng các thực thể kinh doanh tại Hoa Kỳ. EIN cũng được sử dụng bởi các di sản (estates) và quỹ tín thác (trusts) có thu nhập cần khai báo trên Mẫu 1041, Tờ khai thuế thu nhập Hoa Kỳ cho Di sản và Quỹ tín thác.

Để biết thêm thông tin chi tiết về EIN, bạn có thể tham khảo các hướng dẫn trên trang web của IRS. Thực thể nước ngoài không phải cá nhân, như công ty nước ngoài, khi yêu cầu miễn trừ khấu lưu theo hiệp ước thuế (khai trên Mẫu W-8BEN), cũng cần có EIN.

Individual Taxpayer Identification Number (ITIN)

ITIN, hay Mã số thuế Cá nhân, là một mã số xử lý thuế chỉ dành cho một số người nước ngoài tạm trú và thường trú (non-resident alien và resident alien), vợ/chồng và người phụ thuộc của họ, những người không đủ điều kiện để có Số An sinh Xã hội (SSN). ITIN có định dạng giống SSN (NNN-NN-NNNN) nhưng là số có 9 chữ số và luôn bắt đầu bằng số “9”.

Bạn có thể sử dụng công cụ Hỗ trợ thuế tương tác (Interactive Tax Assistant) trên trang web của IRS để kiểm tra xem mình có đủ điều kiện nộp đơn xin ITIN hay không.

Để nhận ITIN, bạn phải hoàn thành Mẫu W-7, Đơn xin cấp Mã số thuế Cá nhân của IRS. Mẫu W-7 yêu cầu giấy tờ chứng minh tình trạng nước ngoài và danh tính thực sự của bạn. Bạn có thể gửi giấy tờ qua đường bưu điện cùng với Mẫu W-7 đến địa chỉ trong Hướng dẫn Mẫu W-7, nộp trực tiếp tại một văn phòng IRS được chọn lọc, hoặc xử lý đơn qua Đại lý Thâu Nhận (Acceptance Agent) được IRS ủy quyền. Đại lý Thâu Nhận là các tổ chức (như trường đại học, tổ chức tài chính, hãng kế toán) được IRS cấp phép để hỗ trợ người nộp đơn xin ITIN, họ sẽ xem xét giấy tờ và gửi Mẫu W-7 đã hoàn thành đến IRS để xử lý.

LƯU Ý QUAN TRỌNG: Bạn không thể yêu cầu Tín thuế thu nhập kiếm được (Earned Income Tax Credit – EITC) khi chỉ có ITIN.

Theo quy định hiện hành, mỗi người nộp đơn xin ITIN phải nộp Mẫu W-7 đã chỉnh sửa và đính kèm tờ khai thuế thu nhập liên bang vào Mẫu W-7. Người nộp đơn đáp ứng một trong các trường hợp được miễn yêu cầu khai thuế (xem Hướng dẫn Mẫu W-7) phải cung cấp giấy tờ chứng minh việc được miễn trừ.

Quy tắc mới liên quan đến W-7/ITIN được ban hành vào ngày 17 tháng 12 năm 2003. Để biết tóm tắt các quy tắc này, xin xem Mẫu W-7 mới và hướng dẫn đi kèm.

Adoption Taxpayer Identification Number (ATIN)

Mã số thuế cho việc nhận con nuôi (ATIN) là một mã số tạm thời gồm chín chữ số do IRS cấp. Mã số này dành cho những cá nhân đang trong quá trình nhận trẻ là công dân hoặc thường trú nhân Hoa Kỳ làm con nuôi hợp pháp nhưng không thể lấy được SSN cho trẻ kịp thời để nộp tờ khai thuế.

Bạn sử dụng Mẫu W-7A, Đơn xin cấp Mã số thuế cho việc nhận con nuôi đang chờ xử lý ở Hoa Kỳ để xin ATIN. Lưu ý không sử dụng Mẫu W-7A nếu trẻ không phải công dân hoặc thường trú nhân Hoa Kỳ.

Paid Preparer Tax Identification Number (PTIN)

Từ ngày 1 tháng 1 năm 2011, nếu bạn là người làm dịch vụ khai thuế được trả tiền (paid tax preparer), bạn bắt buộc phải sử dụng Mã số thuế của Người khai thuế (PTIN) hợp lệ trên các tờ khai thuế mà bạn chuẩn bị. Việc sử dụng PTIN không còn là tùy chọn nữa. Ngay cả khi bạn đã có PTIN trước ngày 28 tháng 9 năm 2010, bạn vẫn phải xin số mới hoặc gia hạn PTIN thông qua hệ thống đăng ký mới của IRS. Nếu thông tin xác minh của bạn phù hợp, bạn có thể được cấp lại số PTIN cũ.

Bạn cần có PTIN nếu nhận thù lao cho việc chuẩn bị toàn bộ hoặc phần lớn tờ khai thuế liên bang hoặc yêu cầu hoàn thuế. Nếu không muốn nộp đơn trực tuyến, bạn có thể sử dụng Mẫu W-12, Đơn xin Mã số thuế của IRS cho Người khai thuế được trả tiền. Nộp đơn bằng giấy có thể mất 4-6 tuần để xử lý.

Nếu bạn là người khai thuế nước ngoài và không thể có Số An sinh Xã hội Hoa Kỳ, hãy xem hướng dẫn dành riêng cho trường hợp này trên trang web của IRS. Việc hiểu rõ các loại đối tượng chịu thuế khác nhau cũng rất quan trọng, ví dụ như đối tượng không chịu thuế gtgt trong ngữ cảnh thuế Việt Nam, để phân biệt và áp dụng đúng quy định.

Lưu ý đặc biệt cho Thực thể nước ngoài khi xin EIN cho mục đích hiệp ước thuế

Thực thể nước ngoài không phải cá nhân (như công ty nước ngoài) được yêu cầu có Mã số thuế của Chủ lao động (EIN) liên bang để yêu cầu miễn trừ khấu lưu theo hiệp ước về thuế (thông qua Mẫu W-8BEN). Các thực thể này cần nộp Mẫu SS-4, Đơn xin Mã số thuế của Chủ lao động cho Sở Thuế vụ để xin EIN.

Những thực thể nước ngoài nộp Mẫu SS-4 cho mục đích xin EIN để yêu cầu miễn trừ theo hiệp ước thuế và không phải khai thuế thu nhập, thuế việc làm hoặc thuế tiêu thụ của Hoa Kỳ cần tuân thủ các hướng dẫn đặc biệt khi điền Mẫu SS-4. Tại dòng 7b của Mẫu SS-4, nên ghi “N/A” (“Không áp dụng”) vào ô yêu cầu SSN hoặc ITIN, trừ khi thực thể đã có SSN hoặc ITIN. Khi trả lời câu hỏi 10 trên Mẫu SS-4, cần đánh dấu vào ô “other” (khác) và ghi một trong các cụm từ sau đây sao cho phù hợp nhất:

• “For W-8BEN Purposes Only” (Chỉ dành cho mục đích của W-8BEN)
• “For Tax Treaty Purposes Only” (Chỉ dành cho mục đích của Hiệp ước thuế)
• “Required under Reg. 1.1441-1(e)(4)(viii)” (Theo yêu cầu của Quy định 1.1441-1(e)(4)(viii))
• “897(i) Election” (Lựa chọn 897(i))

Nếu các câu hỏi từ 11 đến 17 trên Mẫu SS-4 không áp dụng vì thực thể không phải khai thuế Hoa Kỳ, hãy ghi chú “N/A” cho những mục này.

Thực thể nước ngoài điền Mẫu SS-4 theo cách mô tả ở trên sẽ được ghi nhận trong hồ sơ của IRS là không có yêu cầu khai thuế Hoa Kỳ. Tuy nhiên, nếu nhận được thư từ IRS yêu cầu khai thuế Hoa Kỳ, thực thể nước ngoài phải phản hồi ngay lập tức, nêu rõ rằng mình không có yêu cầu khai thuế Hoa Kỳ. Nếu không phản hồi, thực thể nước ngoài có thể bị IRS kiểm tra thuế theo thủ tục. Nếu sau đó thực thể nước ngoài phát sinh nghĩa vụ khai thuế Hoa Kỳ, không nên xin EIN mới mà hãy sử dụng EIN đã được cấp ban đầu cho tất cả các tờ khai thuế Hoa Kỳ sau này.

Để đẩy nhanh việc cấp EIN cho một thực thể nước ngoài, bạn có thể gọi số 267-941-1099. Đây không phải là số gọi miễn phí.

Kết luận

Việc hiểu rõ Mã Số Thuế Tiếng Anh là gì và các loại Taxpayer Identification Number (TIN) khác nhau tại Hoa Kỳ là cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ ai có liên quan đến hệ thống thuế của quốc gia này. Từ SSN cho cá nhân đủ điều kiện đến ITIN, EIN, ATIN và PTIN cho các trường hợp đặc biệt, mỗi loại mã số đều có mục đích và quy trình đăng ký riêng. Luôn đảm bảo bạn có đúng loại TIN cần thiết và sử dụng nó chính xác trên các tài liệu thuế để tuân thủ quy định và tránh các rắc rối không đáng có.

Tài liệu tham khảo

• IRS (Sở Thuế vụ Hoa Kỳ)
• SSA (Cơ quan An sinh Xã hội Hoa Kỳ)