Contents
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) ngày càng phổ biến trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Đặc biệt, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thuế và đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch. Việc Tra Cứu Hóa đơn điện Tử Có Mã Của Cơ Quan Thuế là bước cần thiết để xác minh thông tin, tránh rủi ro cho cả người bán và người mua. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách tra cứu và xử lý các vấn đề thường gặp.
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là gì?
Theo quy định pháp luật hiện hành (cụ thể tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do người bán lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
HĐĐT được phân thành hai loại chính:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Đây là loại hóa đơn mà người bán (tổ chức, cá nhân) phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế để được cấp mã số giao dịch duy nhất trước khi gửi cho người mua. Mã này là cơ sở để cơ quan thuế xác nhận tính hợp lệ của hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn do tổ chức/cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp gửi cho người mua mà không cần thông qua hệ thống cấp mã của cơ quan thuế. Loại này thường áp dụng cho các doanh nghiệp có rủi ro về thuế thấp và đáp ứng các điều kiện theo quy định.
Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Để kiểm tra tính hợp lệ và thông tin chi tiết của một hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp mã, bạn có thể thực hiện tra cứu trên Cổng thông tin Hóa đơn điện tử chính thức của Tổng cục Thuế. Quy trình này khá đơn giản với các bước như sau:
- Bước 1: Truy cập Cổng thông tin: Mở trình duyệt web và truy cập vào địa chỉ của Hệ thống hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. Đây là kênh tra cứu chính thức và đáng tin cậy nhất.
- Bước 2: Nhập thông tin tra cứu: Trên giao diện trang web, tìm mục tra cứu hóa đơn và điền đầy đủ, chính xác các thông tin yêu cầu từ hóa đơn bạn đang muốn kiểm tra. Các thông tin cần nhập bao gồm:
- Mã số thuế của người bán
- Loại hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- Tổng tiền thuế trên hóa đơn
- Tổng tiền thanh toán trên hóa đơn
- Mã captcha (mã xác nhận) hiển thị trên màn hình.
Sau khi nhập xong, nhấn vào nút “Tìm kiếm”.
- Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu: Hệ thống sẽ xử lý thông tin và hiển thị kết quả.
- Nếu thông tin bạn nhập trùng khớp với dữ liệu trên hệ thống và hóa đơn đã được cấp mã thành công, màn hình sẽ hiển thị thông tin chi tiết về hóa đơn và trạng thái xử lý là “Đã cấp mã hóa đơn”. Điều này xác nhận hóa đơn là hợp lệ.
- Trong trường hợp hệ thống hiển thị thông báo như “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”, điều này có nghĩa là hóa đơn với thông tin bạn nhập không tồn tại trên hệ thống của Tổng cục Thuế. Hãy kiểm tra lại kỹ các thông tin đã nhập (đặc biệt là mã số thuế, ký hiệu, số hóa đơn, tổng tiền) và thử tìm kiếm lại. Nếu vẫn không tìm thấy, có thể hóa đơn đó chưa được cấp mã hoặc có vấn đề về tính pháp lý.
Cách xử lý hóa đơn điện tử có mã bị sai sót
Việc phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử có mã là tình huống có thể xảy ra. Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 19) đã quy định rõ các phương pháp xử lý tùy thuộc vào thời điểm và loại sai sót. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế:
-
Trường hợp hóa đơn chưa gửi người mua có sai sót:
Nếu hóa đơn đã được cấp mã nhưng người bán phát hiện sai sót trước khi gửi cho người mua, người bán cần thông báo hủy hóa đơn đó với cơ quan thuế bằng cách sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123. Sau khi hủy, người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi lại cơ quan thuế để được cấp mã mới. Cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn sai sót trên hệ thống. -
Trường hợp hóa đơn đã gửi người mua có sai sót:
-
Sai sót về tên, địa chỉ người mua (không sai MST và các nội dung khác): Người bán chỉ cần thông báo cho người mua về sai sót và thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT. Không cần lập lại hóa đơn thay thế hay điều chỉnh.
-
Sai sót về mã số thuế người mua, sai sót về số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách/chất lượng: Người bán có thể lựa chọn một trong hai cách sau:
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót. Trên hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ rõ ràng “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Nếu có thỏa thuận giữa hai bên, cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh.
- Lập hóa đơn thay thế: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Tương tự, nếu có thỏa thuận, cần lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế.
Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế và ký số, người bán gửi hóa đơn mới này cho cơ quan thuế để được cấp mã trước khi gửi cho người mua.
-
Lưu ý đặc thù: Đối với ngành hàng không, chứng từ đổi/hoàn vé được coi là hóa đơn điều chỉnh và không cần dòng chữ “Điều chỉnh tăng/giảm…”.
-
Tham khảo: Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
Nắm vững cách tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và các quy định về xử lý sai sót là kỹ năng cần thiết cho mọi cá nhân, tổ chức tham gia giao dịch. Việc tra cứu giúp xác minh tính hợp lệ của hóa đơn, trong khi hiểu rõ cách xử lý sai sót giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các rắc rối về thuế. Hãy luôn cẩn trọng khi lập và kiểm tra hóa đơn điện tử.