Hướng dẫn kê khai thuế thu nhập cá nhân online mới nhất

Việc kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là nghĩa vụ của mỗi cá nhân có thu nhập. Thay vì phải nộp hồ sơ giấy rườm rà, giờ đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện thủ tục này một cách tiện lợi và nhanh chóng ngay tại nhà thông qua Cổng thông tin Thuế điện tử của Tổng cục Thuế. Đây là phương thức tối ưu giúp tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công có thể tự mình Kê Khai Thuế Thu Nhập Cá Nhân Online, trực tiếp với cơ quan thuế.

Để bắt đầu quá trình kê khai thuế TNCN online, bạn cần chuẩn bị sẵn một số thông tin cần thiết như mã số thuế cá nhân, chứng từ khấu trừ thuế từ (các) đơn vị chi trả thu nhập, và các giấy tờ liên quan đến các khoản giảm trừ thuế tncn (nếu có). Nếu chưa có mã số thuế, bạn cần thực hiện đăng ký hoặc tra cứu trước khi tiến hành kê khai.

Các bước kê khai thuế thu nhập cá nhân online trên Cổng Thuế điện tử

Cá nhân tự kê khai thuế TNCN với cơ quan thuế có thể thực hiện theo các bước sau trên Cổng Thuế điện tử:

1. Truy cập hệ thống Thuế điện tử và Đăng nhập

Đầu tiên, bạn cần truy cập vào địa chỉ chính thức của Cổng thông tin Thuế điện tử dành cho cá nhân: http://thuedientu.gdt.gov.vn.

Tại trang chủ, bạn chọn phân hệ dành cho “CÁ NHÂN“.

Hệ thống sẽ chuyển bạn đến trang đăng nhập. Bạn điền các thông tin được yêu cầu:

• Mã số thuế: Nhập mã số thuế cá nhân tin của bạn.
• Mã kiểm tra: Nhập dãy ký tự hiển thị trong ô bên cạnh.
• Mật khẩu: Nhập mật khẩu giao dịch thuế điện tử đã được Tổng cục Thuế cung cấp (thường qua tin nhắn điện thoại khi bạn đăng ký tài khoản).

Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn “Đăng nhập” để truy cập vào tài khoản của mình trên hệ thống.

2. Chọn chức năng Kê khai trực tuyến

Sau khi đăng nhập thành công, giao diện quản lý của cá nhân sẽ hiển thị. Bạn tìm đến mục “Quyết toán thuế” trên thanh menu và chọn chức năng “Kê khai trực tuyến“.

Lưu ý: Bạn chỉ có thể thực hiện lập tờ khai sau khi đã đăng ký và có tài khoản giao dịch thuế điện tử hoạt động.

3. Lựa chọn thông tin tờ khai và Cơ quan thuế quyết toán

Tại màn hình kê khai trực tuyến, bạn cần điền các thông tin bắt buộc (có dấu *):

• Loại tờ khai: Chọn mẫu tờ khai phù hợp. Đối với quyết toán thuế TNCN từ tiền lương, tiền công, bạn chọn mẫu 02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành (Thông tư 80/2021/TT-BTC).

• Cơ quan thuế Quyết toán: Đây là phần quan trọng và cần chọn đúng dựa trên tình hình thực tế của bạn trong năm tính thuế. Hệ thống cung cấp 3 trường hợp chính để bạn lựa chọn:

  • Trường hợp 1: Cá nhân có duy nhất 01 nguồn thu nhập thuộc diện trực tiếp khai thuế trong năm (thường áp dụng cho người làm việc tại tổ chức quốc tế, đại sứ quán, lãnh sự quán hoặc có thu nhập từ nước ngoài chưa khấu trừ tại nguồn). Bạn chọn Cơ quan thuế mà bạn đã trực tiếp khai thuế trong năm.
  • Trường hợp 2: Cá nhân có từ 02 nguồn thu nhập trở lên, bao gồm cả nguồn đã trực tiếp khai thuế và nguồn đã bị tổ chức chi trả khấu trừ. Bạn tự kê khai các nguồn thu nhập và thông tin liên quan.
  • Trường hợp 3: Cá nhân không trực tiếp khai thuế trong năm, chỉ có nguồn thu nhập thuộc diện bị tổ chức chi trả đã khấu trừ thuế. Trong trường hợp này, việc chọn Cơ quan thuế phụ thuộc vào việc bạn có thay đổi nơi làm việc hay không trong năm tính thuế:
    • Nếu có thay đổi nơi làm việc: Kê khai thông tin vào ô 1 hoặc ô 2 trên giao diện.
    • Nếu không thay đổi nơi làm việc: Kê khai thông tin vào ô 3, ô 4 hoặc ô 5.

• Năm kê khai: Chọn năm tính thuế (ví dụ: Năm 2023 nếu quyết toán trong năm 2024).

• Kỳ tính thuế: Thường là từ tháng 01 đến tháng 12 của năm dương lịch. Đối với người nước ngoài có thể chọn quyết toán 12 tháng liên tục khác năm dương lịch hoặc không đủ 12 tháng.

• Loại tờ khai: Chọn “Chính thức” nếu đây là lần đầu bạn nộp cho kỳ này, hoặc “Tờ khai bổ sung” nếu bạn đã nộp rồi nhưng cần sửa đổi thông tin.

Sau khi điền đầy đủ thông tin ban đầu, nhấn “Tiếp tục” để chuyển sang phần nhập dữ liệu tờ khai chi tiết.

4. Nhập dữ liệu vào Tờ khai 02/QTT-TNCN

Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình kê khai thuế thu nhập cá nhân online. Hệ thống sẽ hiển thị mẫu tờ khai 02/QTT-TNCN để bạn điền thông tin dựa trên chứng từ khấu trừ thuế và các giấy tờ liên quan.

Kiểm tra lại thông tin cá nhân (Tên, địa chỉ, SĐT, Email) được hệ thống tự động điền. Nếu chưa chính xác, bạn cần cập nhật lại.

Tiếp theo, bạn nhập số liệu vào các chỉ tiêu tương ứng:

• Chỉ tiêu [21]: Tổng TNCT phát sinh tại Việt Nam (Thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công). Số liệu này dựa trên tổng thu nhập đã nhận và thuộc diện chịu thuế tại Việt Nam, được thể hiện trên chứng từ khấu trừ thuế do (các) đơn vị chi trả cung cấp.

• Chỉ tiêu [23]: Tổng TNCT phát sinh ngoài Việt Nam (Nếu có).

• Các khoản giảm trừ: Nhập tổng số tiền được giảm trừ trong năm. Bao gồm:

  • Chỉ tiêu [28]: Từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
  • Chỉ tiêu [29]: Các khoản đóng bảo hiểm được trừ (BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc; đóng Quỹ hưu trí tự nguyện không quá mức quy định).
  • Chỉ tiêu [30]: Các khoản đóng quỹ hưu trí tự nguyện (nếu có, phần vượt mức quy định).
  • Lưu ý: Hệ thống sẽ tự động tính các khoản giảm trừ thuế tncn cho bản thân và người phụ thuộc dựa trên thông tin bạn nhập ở phụ lục.

• Số thuế đã nộp trong kỳ:

  • Chỉ tiêu [34]: Số thuế đã khấu trừ tại tổ chức chi trả. Đây là tổng số thuế mà đơn vị chi trả đã tạm khấu trừ từ lương của bạn trong năm, căn cứ vào chứng từ khấu trừ.
  • Chỉ tiêu [35]: Số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức chi trả. Áp dụng nếu bạn có nguồn thu nhập phải tự kê khai và đã nộp thuế trực tiếp vào ngân sách nhà nước, căn cứ vào giấy nộp tiền.
  • Chỉ tiêu [36]: Số thuế đã nộp ở nước ngoài được trừ (nếu có thu nhập từ nước ngoài).
  • Chỉ tiêu [37]: Số thuế đã khấu trừ, đã nộp ở nước ngoài trùng do quyết toán vắt năm.
  • Chỉ tiêu [38]: Số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức chi trả trùng do quyết toán vắt năm.

• Đề nghị miễn giảm/hoàn trả:

  • Chỉ tiêu [43]: Số thuế được miễn do số thuế phải nộp sau quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống.

  • Nếu có số thuế nộp thừa và muốn nhận lại: Nhập số tiền đề nghị hoàn vào chỉ tiêu [46].

  • Nếu muốn bù trừ số thuế nộp thừa cho khoản phải nộp khác (của bạn hoặc người khác): Nhập số tiền đề nghị bù trừ vào chỉ tiêu [47].

  • Nếu đề nghị hoàn vào tài khoản ngân hàng: Chọn “Chuyển khoản” và điền đầy đủ thông tin Tên chủ tài khoản, Số tài khoản, Ngân hàng (tên ngân hàng, chi nhánh, tỉnh/thành phố).

  • Nếu đề nghị nhận tiền mặt: Chọn “Tiền mặt” và điền thông tin người nhận, loại giấy tờ, số giấy tờ, ngày cấp, nơi cấp, nơi nhận tiền.

5. Nhập dữ liệu vào Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN (Kê khai người phụ thuộc)

Chuyển sang tab “Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN” (thường nằm ở cuối màn hình) để kê khai thông tin về người phụ thuộc mà bạn đăng ký giảm trừ gia cảnh.

Nhấn vào biểu tượng thêm (+) để thêm thông tin từng người phụ thuộc. Điền đầy đủ các trường bắt buộc:

• Họ tên người phụ thuộc.
• Mã số thuế người phụ thuộc (nếu có).
• Loại giấy tờ (CMND/CCCD/Hộ chiếu/Giấy khai sinh).
• Số giấy tờ.
• Ngày sinh.
• Quan hệ với người nộp thuế.
• Quốc tịch.
• Chỉ tiêu [16] Từ tháng: Tháng bắt đầu tính giảm trừ người phụ thuộc trong năm.
• Chỉ tiêu [17] Đến tháng: Tháng kết thúc nghĩa vụ nuôi dưỡng hoặc tháng 12 nếu nghĩa vụ vẫn tiếp diễn trong năm tính thuế.

Sau khi hoàn thành nhập liệu trên tờ khai và phụ lục, bạn nên thường xuyên nhấn “Lưu bản nháp” để tránh mất dữ liệu.

6. Hoàn thành kê khai và Kết xuất file XML

Sau khi chắc chắn các số liệu đã chính xác, bạn tích chọn vào ô cam đoan: “Tôi cam đoan số liệu đã khai và hồ sơ đính kèm là đúng và chịu trách nhiêm trước pháp luật về những số liệu đã kkhia và hồ sơ đính kèm”.

Nhấn nút “Hoàn thành kê khai“.

Tiếp theo, chọn “Kết xuất xml” để tải file tờ khai đã điền về máy. File này cần để nộp lên hệ thống.

7. Nộp tờ khai

Quay lại màn hình chính, tìm chức năng “Nộp tờ khai” và chọn file XML vừa kết xuất để tải lên hệ thống.

8. Đính kèm hồ sơ phụ lục (nếu có)

Nếu bạn có các giấy tờ cần đính kèm theo hồ sơ quyết toán thuế (như chứng từ khấu trừ thuế, giấy nộp tiền, giấy tờ chứng minh giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc chưa đăng ký trước đó, chứng từ từ thiện…), bạn thực hiện bước này.

Chọn loại phụ lục cần đính kèm và nhấn “Chọn tệp dữ liệu” để tải file lên. Sau khi chọn xong, nhấn “Tiếp tục“.

9. Xác thực và Gửi tờ khai

Hệ thống sẽ yêu cầu xác thực để hoàn tất việc nộp tờ khai.

• Nhập mã kiểm tra hiển thị trên màn hình và nhấn “Tiếp tục“.

• Nhập mã OTP được gửi đến số điện thoại bạn đã đăng ký với Tổng cục Thuế. Nhấn “Tiếp tục“.

Nếu thành công, hệ thống sẽ thông báo nộp tờ khai thành công. Bạn cũng sẽ nhận được thông báo qua email và tin nhắn SMS từ Tổng cục Thuế xác nhận việc tiếp nhận hồ sơ (Thông báo chấp nhận/không chấp nhận sẽ được gửi sau 01 ngày làm việc).

10. Tra cứu tờ khai đã nộp

Để kiểm tra lại trạng thái tờ khai đã nộp, bạn vào mục “Tra cứu tờ khai“. Chọn loại tờ khai (02/QTT-TNCN) và khoảng thời gian nộp để tìm kiếm.

Chức năng này giúp bạn xác nhận hồ sơ đã được gửi đến cơ quan thuế và biết được Cơ quan thuế nào đang thụ lý để tiện liên hệ khi cần hỗ trợ.

Thời hạn kê khai và nộp thuế TNCN năm 2024 (cho kỳ tính thuế 2023)

Theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn quyết toán thuế TNCN được xác định như sau:

• Đối với tổ chức chi trả thu nhập: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường là 31/3). Do ngày 31/3/2024 rơi vào Chủ Nhật, thời hạn được lùi đến ngày 01/4/2024.
• Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường là 30/4). Năm nay, ngày 30/4/2024 và 01/5/2024 là ngày nghỉ lễ, nên thời hạn cuối cùng để cá nhân tự kê khai thuế thu nhập cá nhân online là ngày 02/5/2024.

Trong trường hợp cá nhân có số thuế nộp thừa và đề nghị hoàn thuế, việc chậm nộp tờ khai quyết toán thuế sẽ không bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi nộp chậm tờ khai. Tuy nhiên, việc nộp sớm sẽ giúp quá trình xử lý hoàn thuế diễn ra nhanh hơn.

Nếu sau khi quyết toán, bạn có số thuế phải nộp thêm, bạn cần thực hiện nghĩa vụ nộp thuế vào ngân sách nhà nước. Việc nộp thuế có thể thực hiện qua ứng dụng Etax Mobile, dịch vụ Internet Banking/Mobile Banking của ngân hàng hoặc nộp trực tiếp tại ngân hàng/kho bạc nhà nước. Thời hạn nộp thuế cũng là ngày 02/5/2024. Nếu để quá hạn, bạn sẽ bị tính tiền chậm nộp theo quy định.

Một số lưu ý quan trọng khi kê khai thuế TNCN online

• Mật khẩu giao dịch thuế điện tử: Đảm bảo bạn có mật khẩu này. Nếu chưa có hoặc quên, bạn cần thực hiện thủ tục đăng ký/cấp lại tài khoản thuế điện tử.
• Kiểm tra lại dữ liệu: Sau khi nhập liệu, hãy rà soát cẩn thận tất cả các chỉ tiêu, đặc biệt là thu nhập, các khoản giảm trừ, và số thuế đã khấu trừ. Sai sót có thể dẫn đến phải làm tờ khai bổ sung hoặc bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
• Chứng từ khấu trừ thuế: Giữ gìn cẩn thận các chứng từ khấu trừ thuế (do đơn vị chi trả cấp) vì đây là căn cứ quan trọng để điền số liệu và có thể cần dùng khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra.
• Nhiều mã số thuế: Nếu bạn phát hiện mình có nhiều mã số thuế TNCN, hãy liên hệ ngay với cơ quan thuế quản lý để được hỗ trợ xử lý, gộp mã số thuế thành một mã duy nhất trước khi thực hiện quyết toán. Điều này giúp tránh phức tạp trong quản lý và kê khai.
• Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc: Đảm bảo bạn đã đăng ký người phụ thuộc hợp lệ và có đủ giấy tờ chứng minh khi cần. Mặc dù mẫu đơn xin giảm trừ gia cảnh thuế tncn giấy không dùng khi kê khai online, nhưng việc đăng ký và có hồ sơ chứng minh là bắt buộc để được hưởng ưu đãi này.

Kê khai thuế thu nhập cá nhân online không còn là một thủ tục phức tạp. Với hướng dẫn chi tiết trên Cổng Thuế điện tử và sự chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn hoàn toàn có thể tự hoàn thành nghĩa vụ thuế của mình một cách chính xác và đúng hạn.

Tham khảo: Cục Thuế TPHCM, Luật Quản lý thuế 2019, Thông tư 80/2021/TT-BTC.