Hồ sơ và thủ tục hoàn thuế TNCN: Hướng dẫn chi tiết cho người lao động

Người lao động làm công ăn lương, sau một năm làm việc và thực hiện quyết toán thuế, có thể gặp tình trạng đã nộp thừa thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Đây là lúc bạn có quyền yêu cầu hoàn lại phần thuế đã nộp quá so với quy định. Quy trình này, từ việc xác định đủ điều kiện, chuẩn bị Hồ Sơ Hoàn Thuế Tncn, cho đến khi nhận được tiền hoàn thuế, đòi hỏi sự nắm vững các quy định hiện hành.

Vậy khi nào bạn được hoàn thuế TNCN? Cần những giấy tờ gì trong bộ hồ sơ hoàn thuế TNCN? Thủ tục thực hiện ra sao, có thể làm online hay không? Bài viết này sẽ đi sâu vào chi tiết các khía cạnh này, giúp bạn dễ dàng thực hiện quyền lợi của mình.

Khi nào bạn được hoàn thuế TNCN?

Theo quy định của pháp luật về thuế, cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công sẽ được hoàn thuế TNCN trong một số trường hợp cụ thể sau:

1. Số tiền thuế TNCN bạn đã tạm nộp hoặc đã bị khấu trừ trong năm lớn hơn số thuế thực tế phải nộp khi quyết toán thuế. Tình trạng này thường xảy ra khi có sự thay đổi về thu nhập, hoặc bạn chưa đăng ký đủ các khoản giảm trừ gia cảnh cho bản thân và người phụ thuộc ngay từ đầu năm.
2. Bạn đã nộp thuế TNCN nhưng tổng thu nhập chịu thuế trong năm tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế TNCN theo quy định hiện hành.
3. Các trường hợp khác được hoàn thuế theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Việc hiểu rõ mình có thuộc các trường hợp này hay không là bước đầu tiên quan trọng trước khi chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế TNCN. Để biết thu nhập bao nhiêu thì đóng thuế và cách tính thuế, bạn có thể tham khảo thêm về biểu thuế tncn lũy tiến.

Điều kiện cần thiết để được hoàn thuế TNCN

Để yêu cầu hoàn thuế TNCN thành công, cá nhân cần đáp ứng các điều kiện sau, căn cứ theo Thông tư 111/2013/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn liên quan:

1. Có mã số thuế cá nhân: Bạn phải có mã số thuế TNCN tại thời điểm nộp hồ sơ yêu cầu hoàn thuế. Nếu chưa có, bạn cần đăng ký trước.
2. Số thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp: Sau khi thực hiện quyết toán thuế cho kỳ tính thuế (thường là năm), số tiền thuế bạn đã tạm nộp hoặc bị khấu trừ trong năm phải lớn hơn số thuế thực tế bạn có nghĩa vụ phải nộp.
3. Có nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế: Bạn cần lập và nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN theo đúng quy định cho cơ quan thuế quản lý.

Đáp ứng đủ ba điều kiện này là cơ sở để cơ quan thuế xem xét và xử lý yêu cầu hoàn thuế của bạn.

Có mấy cách yêu cầu hoàn thuế TNCN?

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công có hai cách chính để thực hiện thủ tục hoàn thuế TNCN, tùy thuộc vào việc bạn có đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế hay không.

1. Ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp/tổ chức chi trả thu nhập:
   Nếu bạn đáp ứng các điều kiện ủy quyền (thường là chỉ có thu nhập tại một nơi ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và đang làm việc tại đó vào thời điểm quyết toán thuế), bạn có thể ủy quyền cho công ty/đơn vị mình làm việc thực hiện quyết toán thuế thay. Trong trường hợp phát sinh số thuế nộp thừa, công ty sẽ đồng thời thực hiện thủ tục hoàn thuế cho bạn thông qua hồ sơ quyết toán thuế chung của đơn vị. Bạn không cần tự chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế TNCN riêng mà chỉ cần làm giấy ủy quyền.

2. Cá nhân tự quyết toán thuế và đề nghị hoàn thuế:
   Trường hợp bạn không đủ điều kiện ủy quyền (ví dụ: có thu nhập từ hai nơi trở lên, hoặc đã nghỉ việc tại thời điểm quyết toán thuế), bạn bắt buộc phải tự mình thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế. Nếu sau khi quyết toán mà phát sinh số thuế nộp thừa, bạn sẽ tự chuẩn bị và nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN trực tiếp hoặc online cho cơ quan thuế quản lý.

Lưu ý về điều kiện ủy quyền:
Việc ủy quyền chỉ áp dụng cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và đang làm việc tại thời điểm tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế. Trường hợp có thêm thu nhập vãng lai đã khấu trừ 10% mà tổng thu nhập vãng lai bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và không có nhu cầu quyết toán phần thu nhập này, cá nhân vẫn có thể ủy quyền.

Ví dụ minh họa:
Anh B làm việc cho Công ty M theo hợp đồng lao động 12 tháng và có thu nhập tính thuế lũy tiến. Trong năm, anh B còn có thêm thu nhập từ việc giảng dạy tại một trung tâm đào tạo (thu nhập vãng lai).

• Nếu tổng thu nhập vãng lai của anh B trong năm, sau khi chia trung bình 12 tháng, vượt quá 10 triệu đồng/tháng hoặc anh B có nhu cầu quyết toán luôn cả phần thu nhập vãng lai, thì anh B không được ủy quyền cho Công ty M. Anh B phải tự quyết toán thuế và tự làm hồ sơ hoàn thuế TNCN (nếu có) với cơ quan thuế.
• Nếu tổng thu nhập vãng lai của anh B không vượt quá 10 triệu đồng/tháng và anh B không có nhu cầu quyết toán khoản này, đồng thời anh B vẫn làm việc tại Công ty M vào cuối năm, anh B có thể ủy quyền cho Công ty M quyết toán phần thu nhập từ tiền lương tại công ty.

Người lao động xem lại giấy tờ để chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế TNCN

Hướng dẫn chi tiết thủ tục và hồ sơ hoàn thuế TNCN

Thủ tục và hồ sơ hoàn thuế TNCN sẽ khác nhau tùy thuộc vào việc bạn ủy quyền cho doanh nghiệp hay tự mình thực hiện.

Trường hợp ủy quyền cho doanh nghiệp làm thủ tục hoàn thuế TNCN

Khi ủy quyền cho doanh nghiệp chi trả thu nhập, bạn không cần trực tiếp làm việc với cơ quan thuế. Doanh nghiệp sẽ tổng hợp thông tin của bạn vào hồ sơ quyết toán thuế của đơn vị.

Bạn chỉ cần nộp Giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo mẫu quy định cho phòng kế toán hoặc nhân sự của công ty. Công ty sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục còn lại, bao gồm cả việc đề nghị hoàn thuế cho bạn nếu phát sinh số thuế nộp thừa.

Trường hợp cá nhân tự làm thủ tục hoàn thuế TNCN

Đây là cách áp dụng cho những người lao động không đủ điều kiện ủy quyền. Bạn có thể nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN trực tiếp hoặc online.

Nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN trực tiếp tại cơ quan thuế

Để nộp trực tiếp, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hoàn thuế TNCN gồm các loại giấy tờ sau:

1. Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân: Sử dụng mẫu số 02/QTT-TNCN theo quy định hiện hành (Thông tư 80/2021/TT-BTC). Tờ khai này tổng hợp toàn bộ thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ và số thuế phải nộp/nộp thừa trong năm.
2. Bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc: Mẫu số 02-1BK-QTT-TNCN. Nếu bạn có đăng ký người phụ thuộc và thực hiện giảm trừ, bạn cần nộp kèm bảng kê này cùng các giấy tờ chứng minh người phụ thuộc (nếu được yêu cầu). Bạn có thể tham khảo cách tra cứu mã số thuế người phụ thuộc.
3. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Đây là giấy tờ do các tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập cấp, xác nhận số thuế TNCN đã khấu trừ của bạn trong năm. Bạn cần thu thập đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế tncn từ tất cả các nơi có thu nhập.
4. Bản sao công chứng các giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Căn cước công dân (CCCD).
5. Bản sao công chứng Sổ hộ khẩu hoặc Sổ tạm trú: Nếu bạn quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cư trú (đối với trường hợp không có nơi ở cố định hoặc nơi đăng ký hộ khẩu).
6. Bản chụp Hợp đồng lao động: Có thể được yêu cầu để chứng minh quá trình làm việc và các nguồn thu nhập.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hoàn thuế TNCN, bạn mang đến nộp trực tiếp tại bộ phận Một cửa của Chi cục Thuế nơi bạn cư trú hoặc nơi có thu nhập.

Bàn làm việc với các mẫu tờ khai quyết toán thuế, chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế TNCN

Nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN online

Nộp online là phương thức tiện lợi, giúp tiết kiệm thời gian di chuyển. Quy trình thực hiện trên Cổng Dịch vụ Thuế cá nhân như sau:

• Bước 1: Truy cập trang web Cổng Dịch vụ Thuế cá nhân: https://canhan.gdt.gov.vn/. Đăng nhập vào tài khoản của bạn. Nếu chưa có, bạn cần đăng ký tài khoản mới trên trang này. Để đăng ký, bạn có thể cần tra cứu mã số thuế bằng cccd.
• Bước 2: Thực hiện kê khai quyết toán thuế TNCN online. Bạn có thể điền trực tiếp tờ khai mẫu 02/QTT-TNCN trên hệ thống hoặc tải lên file XML đã kết xuất từ phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) nếu đã làm trên phần mềm này.
• Bước 3: Sau khi kê khai xong, chọn chức năng “Nộp tờ khai”. Hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận, bạn nhập mã kiểm tra để hoàn tất việc nộp tờ khai.
• Bước 4: Đính kèm các hồ sơ phụ lục cần thiết vào tờ khai đã nộp. Các giấy tờ cần đính kèm tương tự như khi nộp trực tiếp, bao gồm chứng từ khấu trừ thuế, bản chụp hợp đồng lao động, giấy tờ chứng minh người phụ thuộc (nếu có),… Bạn sẽ scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ này và tải lên hệ thống.
• Bước 5: Chờ thông báo phản hồi từ cơ quan thuế về tình trạng xử lý hồ sơ của bạn.

Giao diện Cổng dịch vụ thuế cá nhân khi nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN online

Lưu ý khi nộp online:

• Bạn có thể nộp hồ sơ yêu cầu hoàn thuế TNCN bất kỳ thời điểm nào sau khi kết thúc năm tính thuế và hoàn thành quyết toán thuế. Không có thời hạn cuối cùng cho việc nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN, chỉ có thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế (thường là cuối tháng 4 của năm tiếp theo).

Thời gian xử lý hồ sơ hoàn thuế TNCN

Sau khi cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ hoàn thuế TNCN đầy đủ và hợp lệ của bạn, sẽ có quy định về thời gian xử lý như sau:

• Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước, kiểm tra sau: Cơ quan thuế sẽ xử lý yêu cầu hoàn thuế và ban hành quyết định hoàn thuế trong vòng 06 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Sau đó, cơ quan thuế có thể thực hiện kiểm tra sau khi đã hoàn tiền cho người nộp thuế.
• Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước, hoàn thuế sau: Cơ quan thuế sẽ thực hiện kiểm tra hồ sơ trước khi quyết định hoàn thuế. Thời gian xử lý không quá 40 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Thời gian nhận được tiền hoàn thuế có thể chậm hơn một vài ngày so với thời gian ban hành quyết định hoàn thuế do liên quan đến quy trình chi trả của Kho bạc Nhà nước.

Kết luận

Hiểu rõ quy định về điều kiện, cách thức và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hoàn thuế TNCN là chìa khóa giúp bạn nhận lại phần thuế đã nộp thừa một cách nhanh chóng và thuận lợi. Dù bạn ủy quyền cho công ty hay tự mình thực hiện, việc nắm vững các giấy tờ cần thiết như tờ khai quyết toán, chứng từ khấu trừ, bảng kê giảm trừ gia cảnh… sẽ giúp quá trình diễn ra suôn sẻ. Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết trên, bạn đọc sẽ tự tin hơn khi thực hiện thủ tục hoàn thuế TNCN của mình.