Contents
Mã số thuế cá nhân là một yếu tố quan trọng trong hệ thống quản lý thuế tại Việt Nam. Mỗi người nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đều cần có một mã số duy nhất để kê khai, nộp thuế, thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế, và đặc biệt là được giảm trừ gia cảnh khi tính thuế. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, cá nhân có thể gặp phải tình huống bất ngờ là phát hiện mình có đến 2 mã số thuế. Điều này không chỉ gây bối rối mà còn tiềm ẩn những rắc rối pháp lý về sau. Vậy tại sao lại xảy ra tình trạng này, và hướng xử lý phù hợp nhất là gì?
Tình trạng cá nhân sở hữu hai mã số thuế là không đúng theo quy định pháp luật. Việc này có thể phát sinh từ nhiều nguyên nhân khách quan hoặc chủ quan trong quá trình đăng ký. Để giải quyết dứt điểm và đảm bảo tuân thủ đúng luật thuế, người nộp thuế cần nắm rõ quy định và thực hiện thủ tục theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Mã Số Thuế Cá Nhân Là Gì và Tại Sao Chỉ Có 1 Mã?
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là khoản thuế trực thu mà người lao động phải trích nộp từ thu nhập của mình vào ngân sách nhà nước. Để thuận tiện cho việc quản lý nghĩa vụ thuế TNCN của từng cá nhân, cơ quan thuế sẽ cấp một mã số thuế riêng biệt. Mã số thuế này đóng vai trò như “số định danh” của người nộp thuế trong lĩnh vực thuế.
Mã số thuế là một dãy số hoặc dãy số kèm ký tự do cơ quan thuế cung cấp, dùng để theo dõi và quản lý các hoạt động liên quan đến thuế của người nộp thuế. Mã số này có thể có 10 chữ số hoặc 13 chữ số kèm theo các ký tự khác theo quy định (Căn cứ Khoản 5 Điều 3 Luật Quản lý thuế 2019).
Theo quy định của pháp luật về quản lý thuế, mỗi cá nhân chỉ được cấp 01 mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt cuộc đời. Ngay cả khi cá nhân có người phụ thuộc, người phụ thuộc đó cũng được cấp một mã số thuế riêng để phục vụ việc giảm trừ gia cảnh. Mã số này của người phụ thuộc sẽ đồng thời là mã số thuế của chính họ khi họ phát sinh nghĩa vụ thuế với nhà nước trong tương lai. Quy định rõ ràng này được nêu tại điểm b khoản 3 Điều 30 Luật Quản lý thuế 2019.
Điều quan trọng cần nhấn mạnh là mã số thuế đã cấp sẽ không bao giờ được sử dụng lại để cấp cho một người nộp thuế khác. Nguyên tắc “một cá nhân – một mã số thuế” là bất di bất dịch nhằm đảm bảo hệ thống quản lý thuế được minh bạch và chính xác. Việc này giúp cơ quan thuế dễ dàng theo dõi toàn bộ quá trình phát sinh thu nhập và nghĩa vụ thuế của từng cá nhân, bao gồm cả các khoản thu nhập khác như tiền tăng ca có tính thuế tncn không hoặc thu nhập từ các hoạt động kinh doanh khác. Quản lý thuế chặt chẽ bằng mã số thuế duy nhất cũng là nền tảng để người nộp thuế có thể thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế một cách thuận tiện, ví dụ như mã số thuế cá nhân online.
Cá nhân có 2 mã số thuế: Giải pháp và cách xử lý hiệu quả
Nguyên Nhân Cá Nhân Có Thể Có 2 Mã Số Thuế và Cách Xử Lý
Như đã khẳng định, mỗi cá nhân chỉ được có một mã số thuế duy nhất. Tuy nhiên, trên thực tế, có trường hợp một người lại sở hữu đến hai mã số thuế TNCN. Nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến tình trạng này thường là do cá nhân đã sử dụng hai loại giấy tờ tùy thân khác nhau (như Chứng minh nhân dân và Căn cước công dân) để đăng ký mã số thuế tại hai thời điểm hoặc thông qua hai đơn vị chi trả thu nhập khác nhau.
Ví dụ: Một người đăng ký mã số thuế lần đầu bằng CMND cũ khi làm việc cho công ty A. Sau đó, người này chuyển sang dùng CCCD mới và công ty B lại thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế mới cho họ dựa trên thông tin CCCD, mà không kiểm tra hoặc hệ thống chưa kịp cập nhật để nhận diện người này đã có mã số thuế. Điều này dẫn đến việc hệ thống cấp thêm một mã số thuế thứ hai cho cùng một cá nhân.
Khi phát hiện mình Có 2 Mã Số Thuế Cá Nhân, điều cần làm ngay lập tức là kiểm tra và xác định đâu là mã số thuế được cấp đầu tiên. Theo quy định và nguyên tắc quản lý, mã số thuế được cấp lần đầu mới là mã số thuế hợp pháp và duy nhất được công nhận cho cá nhân đó. Mã số thuế thứ hai (hoặc các mã số thuế khác, nếu có) được cấp sau đó là không hợp lệ và cần phải làm thủ tục để chấm dứt hiệu lực.
Việc duy trì đồng thời hai mã số thuế có thể gây ra nhiều phiền toái, chẳng hạn như khó khăn trong việc quyết toán thuế, nhầm lẫn trong việc kê khai, hoặc thậm chí là các vấn đề liên quan đến nghĩa vụ thuế chưa được ghi nhận đầy đủ trên một mã số. Do đó, việc xử lý tình trạng này là hết sức cần thiết.
Hướng xử lý chung khi cá nhân có 2 mã số thuế là chỉ sử dụng mã số thuế được cấp đầu tiên và thực hiện thủ tục hủy bỏ hiệu lực đối với mã số thuế được cấp sau. Quá trình này nhằm mục đích đưa thông tin thuế của cá nhân về đúng quy định “một cá nhân – một mã số thuế duy nhất”. Để thực hiện việc hủy mã số thuế thứ hai, người nộp thuế có thể lựa chọn thực hiện trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý hoặc thông qua hình thức trực tuyến.
Hướng Dẫn Hủy Mã Số Thuế Cá Nhân Thứ Hai Online
Để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, Tổng cục Thuế đã triển khai các dịch vụ trực tuyến, cho phép người nộp thuế thực hiện nhiều thủ tục về thuế ngay tại nhà, bao gồm cả thủ tục đóng mã số thuế cá nhân online. Dưới đây là các bước cơ bản để hủy mã số thuế cá nhân thứ hai thông qua Cổng dịch vụ thuế điện tử:
Bước 1: Truy cập Cổng dịch vụ thuế điện tử cá nhân
Mở trình duyệt web và truy cập vào địa chỉ chính thức của Cổng dịch vụ thuế điện tử Tổng cục Thuế tại: thuedientu.gdt.gov.vn. Trên giao diện trang chủ, bạn hãy chọn phân hệ dành cho “Cá nhân”.
Giao diện đăng nhập hệ thống Thuế điện tử của Tổng cục Thuế
Bước 2: Đăng nhập hoặc Đăng ký tài khoản
Nếu đã có tài khoản Cổng thuế điện tử, bạn tiến hành đăng nhập bằng tên đăng nhập (là mã số thuế của bạn) và mật khẩu. Trường hợp chưa có tài khoản, bạn cần thực hiện đăng ký theo hướng dẫn trên hệ thống.
Hướng dẫn đăng nhập hoặc đăng ký tài khoản trên Cổng Thuế điện tử cá nhân
Bước 3: Chọn thủ tục đề nghị chấm dứt mã số thuế
Sau khi đăng nhập thành công, trên menu chính, tìm và chọn mục “Đăng ký thuế”. Tiếp theo, chọn “Kê khai và nộp hồ sơ ĐKT”. Tại phần “Chọn hồ sơ”, bạn tìm và chọn mẫu hồ sơ có tên “24/ĐK-TCT – văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế (TT105/2020)”. Sau khi chọn đúng mẫu đơn, nhấn “Tiếp tục”.
Chọn mục Đăng ký thuế và mẫu đơn 24/ĐK-TCT để hủy mã số thuế cá nhân online
Bước 4: Điền thông tin vào Tờ khai và đính kèm tài liệu
Hệ thống sẽ hiển thị tờ khai Mẫu số 24/ĐK-TCT. Phần mềm thường tự động điền một số thông tin cơ bản của người nộp thuế đã được lưu trong cơ sở dữ liệu. Bạn cần kiểm tra lại các thông tin này và điền đầy đủ, chính xác các mục còn trống. Đặc biệt, cần nêu rõ lý do đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế (ví dụ: cá nhân có 2 mã số thuế, đề nghị hủy mã số cấp sau) và điền mã số thuế cần hủy. Bạn có thể cần đính kèm các giấy tờ liên quan (như bản sao CMND/CCCD đã sử dụng để đăng ký các mã số thuế) theo yêu cầu của cơ quan thuế.
Mẫu tờ khai đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế cá nhân trực tuyến (Mẫu 24/ĐK-TCT)
Bước 5: Gửi hồ sơ và chờ phản hồi
Sau khi hoàn tất việc điền tờ khai và đính kèm tài liệu (nếu có), bạn sử dụng chữ ký số để ký điện tử và gửi hồ sơ đến cơ quan thuế thông qua hệ thống. Sau khi gửi, bạn cần theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ trên Cổng thuế điện tử và chờ phản hồi từ cơ quan thuế. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra hồ sơ và thông báo kết quả xử lý (chấp nhận hoặc yêu cầu bổ sung thông tin).
Hoàn tất thủ tục gửi hồ sơ đề nghị hủy mã số thuế cá nhân online
Khả Năng Khôi Phục Mã Số Thuế Cá Nhân Đã Hủy
Một câu hỏi thường gặp là liệu sau khi đã hủy một mã số thuế, cá nhân có thể đăng ký hoặc khôi phục lại mã số đó được không.
Theo quy định tại Điều 40 Luật Quản lý thuế 2019, việc khôi phục mã số thuế chỉ áp dụng cho một số trường hợp cụ thể, chủ yếu liên quan đến việc chấm dứt hoạt động kinh doanh hoặc tạm ngừng hoạt động rồi hoạt động trở lại.
Các trường hợp được xem xét khôi phục mã số thuế bao gồm:
- Người nộp thuế đăng ký kinh doanh được khôi phục tình trạng pháp lý theo quy định về đăng ký doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh.
- Người nộp thuế đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế nộp hồ sơ đề nghị khôi phục trong các trường hợp: Văn bản thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bị hủy bỏ bởi cơ quan có thẩm quyền; Có nhu cầu hoạt động kinh doanh trở lại khi đã gửi hồ sơ chấm dứt nhưng cơ quan thuế chưa ra thông báo chấm dứt hiệu lực; Cơ quan thuế thông báo không hoạt động tại địa chỉ đăng ký nhưng chưa bị thu hồi giấy phép/chấm dứt hiệu lực MST.
Khi mã số thuế được khôi phục, nó sẽ tiếp tục có hiệu lực cho các giao dịch kinh tế kể từ ngày có quyết định khôi phục của cơ quan chức năng hoặc thông báo của cơ quan thuế.
Hồ sơ đề nghị khôi phục mã số thuế thường bao gồm văn bản đề nghị khôi phục và các giấy tờ liên quan khác.
Quan trọng: Đối với trường hợp cá nhân có 2 mã số thuế và đã làm thủ tục hủy bỏ mã số thuế được cấp sau (mã số không hợp lệ), thì mã số thuế đã hủy này không thuộc các trường hợp được khôi phục theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019. Cá nhân đó sẽ chỉ sử dụng duy nhất mã số thuế được cấp đầu tiên cho mọi hoạt động liên quan đến thuế của mình trong suốt cuộc đời.
Việc phát hiện và xử lý sớm tình trạng có 2 mã số thuế cá nhân là bước quan trọng để đảm bảo thông tin thuế của bạn luôn chính xác và đầy đủ, tránh những rắc rối không đáng có trong tương lai, đặc biệt là khi thực hiện các thủ tục phức tạp hơn liên quan đến thu nhập và nghĩa vụ thuế.
Tài liệu tham khảo:
- Luật Quản lý thuế 2019
- Thông tư 105/2020/TT-BTC
- Cổng dịch vụ thuế điện tử Tổng cục Thuế