Contents
Mã số thuế, hay còn gọi là TIN (Taxpayer Identification Number), là một dãy số định danh quan trọng được Cục Thuế Vụ Hoa Kỳ (IRS) sử dụng để quản lý các vấn đề liên quan đến thuế. Số này có thể được cấp bởi Cơ quan An sinh Xã hội (SSA) dưới dạng Số An sinh Xã hội (SSN) hoặc do chính IRS cấp cho các trường hợp khác. Hiểu rõ về mã số thuế là điều cần thiết cho bất kỳ ai có nghĩa vụ thuế tại Hoa Kỳ.
Tại Sao Cần Có Mã Số Thuế?
Việc cung cấp mã số thuế là bắt buộc trên hầu hết các tờ khai thuế, báo cáo và các giấy tờ liên quan khác nộp cho IRS. Chẳng hạn, bạn cần phải có TIN khi:
- Nộp tờ khai thuế thu nhập hàng năm.
- Yêu cầu các quyền lợi theo hiệp định thuế giữa Hoa Kỳ và quốc gia khác.
Ngoài ra, mã số thuế cũng phải có trên chứng nhận khấu lưu trong nhiều trường hợp, đặc biệt khi người thụ hưởng yêu cầu:
- Quyền lợi thuế theo hiệp định (trừ thu nhập từ thị trường chứng khoán).
- Miễn trừ thu nhập liên thông thực tế.
- Miễn trừ cho một số loại niên kim.
Hiểu rõ các quy định này giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho các nghĩa vụ liên quan đến [thu nhập bao nhiêu phải đóng thuế tncn](http://tracuuthuecanhan.com/thu-nhap-bao-nhieu-phai-dong-thue-tncn.html) và các vấn đề tài chính khác tại Hoa Kỳ.
Các Loại Mã Số Thuế (TIN) Phổ Biến
Tùy thuộc vào tình trạng cư trú và mục đích sử dụng, cá nhân và tổ chức có thể cần xin các loại mã số thuế khác nhau. Dưới đây là những loại TIN thường gặp:
Số An Sinh Xã Hội (SSN)
SSN là loại TIN phổ biến nhất, được cấp bởi Cơ quan An sinh Xã hội (SSA) cho công dân Hoa Kỳ, thường trú nhân và một số cư dân tạm thời được phép làm việc tại Hoa Kỳ. Để xin SSN, bạn cần điền Mẫu SS-5, Đơn xin Thẻ An sinh Xã hội và nộp kèm bằng chứng về danh tính, tuổi tác và tình trạng công dân/cư trú hợp pháp. Thông tin chi tiết có thể tìm thấy trên trang web của SSA hoặc bằng cách liên hệ trực tiếp với họ.
Mã Số Thuế Chủ Lao Động (EIN)
Mã số thuế Chủ lao động (EIN – Employer Identification Number) là một TIN liên bang dùng để định danh các thực thể kinh doanh. Số này cũng được sử dụng bởi các di sản và quỹ tín thác có thu nhập cần khai báo. Các tổ chức nước ngoài không phải cá nhân (như công ty nước ngoài) cũng cần có EIN liên bang, đặc biệt khi yêu cầu miễn trừ khấu lưu theo hiệp định thuế (thường khai báo trên Mẫu W-8BEN).
Để xin EIN, bạn nộp Mẫu SS-4, Đơn xin Mã số thuế Chủ lao động, cho IRS. Khi điền đơn cho mục đích miễn trừ theo hiệp định thuế và không có nghĩa vụ khai thuế thu nhập tại Hoa Kỳ, cần lưu ý điền “N/A” vào dòng yêu cầu SSN/ITIN (nếu chưa có) và đánh dấu “other” ở câu hỏi 10, ghi rõ mục đích xin EIN (ví dụ: “For Tax Treaty Purposes Only”). Nếu nhận được thư từ IRS yêu cầu khai thuế Hoa Kỳ dù không có nghĩa vụ, thực thể nước ngoài cần phản hồi ngay lập tức để tránh bị kiểm tra thuế theo thủ tục. Việc hiểu các yêu cầu này rất quan trọng đối với các vấn đề liên quan đến [thuế nhà thầu nước ngoài](http://tracuuthuecanhan.com/thue-nha-thau-nuoc-ngoai.html) hoặc các hoạt động kinh doanh quốc tế khác. Đối với các thực thể nước ngoài cần cấp EIN nhanh chóng, có thể liên hệ số điện thoại chuyên dụng của IRS.
Mã Số Thuế Cá Nhân Người Đóng Thuế (ITIN)
ITIN (Individual Taxpayer Identification Number), hay còn gọi là Mã Số Thuế Cá Nhân Tin, là một mã số xử lý thuế chỉ dành cho một số đối tượng người nước ngoài tạm trú và thường trú, vợ/chồng và người phụ thuộc của họ, những người không đủ điều kiện để có Số An sinh Xã hội (SSN). ITIN là dãy số có 9 chữ số, bắt đầu bằng số “9” và có định dạng tương tự SSN (NNN-NN-NNNN).
Bạn có thể sử dụng công cụ tương tác trên trang web của IRS để xác định xem mình có đủ điều kiện xin ITIN hay không. Để nhận được ITIN, bạn phải hoàn thành Mẫu W-7, Đơn xin cấp Mã số thuế Cá nhân của IRS. Mẫu W-7 yêu cầu cung cấp giấy tờ chứng minh tình trạng ngoại quốc và danh tính thực sự. Bạn có thể gửi giấy tờ qua bưu điện cùng Mẫu W-7, nộp trực tiếp tại các văn phòng IRS hoặc xử lý đơn xin thông qua các Đại lý Thâu nhận (Acceptance Agents) được IRS ủy quyền. Đại lý thâu nhận là các tổ chức như trường đại học, ngân hàng, công ty kế toán… giúp đương đơn nộp và xác minh giấy tờ khi xin ITIN.
Kể từ ngày 17 tháng 12 năm 2003, đương đơn xin ITIN phải nộp Mẫu W-7 đã sửa đổi và đính kèm tờ khai thuế thu nhập liên bang vào Mẫu W-7, trừ khi đủ điều kiện được miễn nộp tờ khai theo hướng dẫn.
LƯU Ý QUAN TRỌNG: Bạn không thể yêu cầu Tín thuế Thu nhập Kiếm được (Earned Income Tax Credit) chỉ bằng ITIN. Việc nộp [tờ khai đăng ký thuế](http://tracuuthuecanhan.com/to-khai-dang ky-thue.html) với mã số thuế phù hợp là điều kiện tiên quyết để xử lý các nghĩa vụ thuế tại Hoa Kỳ.
Mã Số Thuế Cho Việc Nhận Con Nuôi (ATIN)
Mã số thuế cho việc nhận con nuôi (ATIN – Adoption Taxpayer Identification Number) là một mã số tạm thời gồm 9 chữ số do IRS cấp cho các cá nhân đang trong quá trình nhận nuôi một đứa trẻ là công dân Hoa Kỳ hoặc thường trú nhân hợp pháp, nhưng chưa thể có SSN cho đứa trẻ kịp thời để khai thuế. Bạn sử dụng Mẫu W-7A, Đơn xin cấp Mã số thuế cho việc nhận con nuôi đang chờ xử lý ở Hoa Kỳ, để xin ATIN. Lưu ý, không sử dụng Mẫu W-7A nếu đứa trẻ không phải là công dân Hoa Kỳ hoặc thường trú nhân.
Mã Số Thuế Của Người Khai Thuế Được Trả Tiền (PTIN)
Từ ngày 1 tháng 1 năm 2011, nếu bạn là người chuẩn bị tờ khai thuế cho người khác và được trả tiền, bạn bắt buộc phải sử dụng Mã số thuế của Người khai thuế (PTIN – Preparer Tax Identification Number) hợp lệ trên các tờ khai bạn chuẩn bị. Việc sử dụng PTIN không còn là tùy chọn. Nếu chưa có PTIN hoặc có PTIN được cấp trước ngày 28 tháng 9 năm 2010, bạn cần xin số mới hoặc gia hạn thông qua hệ thống đăng ký trực tuyến của IRS. Quá trình này đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm của những người hỗ trợ cá nhân, doanh nghiệp [nộp thuế cá nhân online](http://tracuuthuecanhan.com/nop-thue-ca-nhan-online.html) hoặc các loại thuế khác.
Nếu không thể đăng ký PTIN trực tuyến, bạn có thể dùng Mẫu W-12, Đơn xin Mã số thuế của IRS cho Người khai thuế được trả tiền. Đơn giấy sẽ mất khoảng 4-6 tuần để xử lý. Đối với người khai thuế nước ngoài không đủ điều kiện nhận SSN Hoa Kỳ, có hướng dẫn riêng được cung cấp trên trang web của IRS.
Mặc dù bài viết này chủ yếu tập trung vào mã số thuế cá nhân và các loại mã số liên quan đến nghĩa vụ thuế của cá nhân hoặc thực thể nước ngoài không phải cá nhân, việc hiểu về EIN và các yêu cầu liên quan cũng có thể hữu ích cho các doanh nghiệp Việt Nam có hoạt động tại Hoa Kỳ, liên quan đến các vấn đề như [chi phí được trừ khi tính thuế tndn](http://tracuuthuecanhan.com/chi-phi-duoc-tru-khi-tinh-thue-tndn.html).
Kết Luận
Mã số thuế (TIN) là yếu tố định danh cốt lõi trong hệ thống thuế Hoa Kỳ. Có nhiều loại TIN khác nhau như SSN, EIN, ITIN, ATIN và PTIN, mỗi loại phục vụ các mục đích và đối tượng cụ thể. Việc xác định đúng loại mã số thuế cần thiết và tuân thủ quy trình xin cấp là bước quan trọng để thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và tận dụng các quyền lợi tài chính tại Hoa Kỳ.
Tài liệu tham khảo
- Thông tin chính thức từ Cục Thuế Vụ Hoa Kỳ (Internal Revenue Service – IRS).
- Thông tin từ Cơ quan An sinh Xã hội Hoa Kỳ (Social Security Administration – SSA).