Contents
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc tuân thủ nghĩa vụ thuế là điều bắt buộc. Tuy nhiên, đôi khi doanh nghiệp có thể gặp phải những vấn đề phát sinh hoặc có sự khác biệt về số liệu cần làm rõ với cơ quan thuế. Lúc này, Công Văn Giải Trình Thuế trở thành một văn bản quan trọng, giúp doanh nghiệp giải thích, làm rõ hoặc bổ sung thông tin một cách chính thức và minh bạch. Hiểu rõ về loại công văn này và cách soạn thảo hiệu quả là điều cần thiết đối với mọi người nộp thuế.
Công văn giải trình thuế là gì?
Đơn giản, công văn giải trình thuế là một loại văn bản hành chính do người nộp thuế (thường là doanh nghiệp) lập và gửi đến cơ quan thuế có thẩm quyền để làm rõ một hoặc nhiều vấn đề cụ thể liên quan đến nghĩa vụ thuế của mình. Mục đích chính là cung cấp thông tin chi tiết, giải thích nguyên nhân, hoặc đính kèm các tài liệu chứng minh nhằm giúp cơ quan thuế hiểu rõ hơn về tình hình thực tế, từ đó có cơ sở xem xét, giải quyết.
Một công văn giải trình thuế cơ bản cần đảm bảo đầy đủ các thông tin hành chính và nội dung chính xác. Cấu trúc thường bao gồm quốc hiệu, tiêu ngữ, thông tin người gửi và người nhận, ngày tháng lập, số công văn (nếu có), trích yếu nội dung, phần nội dung giải trình chi tiết và phần kết thúc có chữ ký, đóng dấu xác nhận.
Khi nào doanh nghiệp cần gửi công văn giải trình thuế?
Không phải mọi vấn đề đều cần giải trình bằng văn bản. Việc gửi công văn giải trình thuế thường phát sinh khi cơ quan thuế yêu cầu hoặc khi người nộp thuế chủ động muốn làm rõ một vấn đề quan trọng để tránh hiểu lầm hoặc hậu quả pháp lý. Căn cứ theo quy định, đặc biệt tại Khoản 1 Điều 37 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, các trường hợp phải giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn bao gồm:
- Hành vi vi phạm được phát hiện thông qua công tác thanh tra, kiểm tra thuế hoặc lập biên bản vi phạm hành chính điện tử.
- Các hành vi vi phạm hành chính cụ thể được quy định chi tiết trong Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Chẳng hạn, việc khai sai dẫn đến thiếu thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được miễn, giảm, hoàn là trường hợp phổ biến yêu cầu giải trình. Đôi khi, những sai sót này có thể xuất phát từ việc áp dụng công thức tính thuế vat ngược không chính xác hoặc hiểu nhầm quy định.
Các trường hợp vi phạm nghiêm trọng hơn như trốn thuế, các hành vi liên quan đến hóa đơn không hợp pháp (cho, bán, sử dụng hóa đơn không hợp pháp) cũng bắt buộc phải giải trình bằng văn bản để làm rõ tình tiết, nguyên nhân.
Cấu trúc cơ bản của một công văn giải trình thuế
Mặc dù không có một mẫu bắt buộc chung cho mọi tình huống, nhưng một công văn giải trình thuế chuẩn thường tuân theo cấu trúc hành chính nhất định để đảm bảo tính trang trọng và rõ ràng:
-
Phần Tiêu đề hành chính: Bao gồm Quốc hiệu (“CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”), Tiêu ngữ (“Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”) và tên cơ quan/doanh nghiệp ban hành công văn. Cần có số công văn và ký hiệu riêng của doanh nghiệp.
-
Địa điểm và Thời gian: Ghi rõ địa điểm và ngày, tháng, năm lập công văn.
-
Loại văn bản và Trích yếu: Ghi rõ “CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH”. Trích yếu là phần tóm tắt ngắn gọn nội dung cần giải trình (Ví dụ: V/v chậm nộp tờ khai thuế GTGT quý…).
-
Thông tin Người gửi và Người nhận: Ghi rõ tên, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, số điện thoại của doanh nghiệp gửi công văn. Ghi rõ tên cơ quan thuế nhận công văn (Ví dụ: Chi cục Thuế Quận…).
-
Nội dung giải trình: Đây là phần quan trọng nhất. Doanh nghiệp cần trình bày rõ ràng, chi tiết vấn đề cần giải trình. Nêu bối cảnh (ví dụ: nhận được công văn/quyết định nào từ cơ quan thuế), sau đó đi sâu vào giải thích nguyên nhân sự việc, cung cấp các thông tin cần thiết. Cần đảm bảo tính trung thực và chính xác của mọi dữ liệu được đưa ra. Việc hiểu rõ các quy định liên quan, kể cả các phương pháp tính như công thức tính thuế vat ngược có thể giúp bạn trình bày vấn đề mạch lạc hơn. Nếu có tài liệu, chứng từ đính kèm (ví dụ: sổ phụ ngân hàng, hóa đơn, hợp đồng, báo cáo tài chính…), cần liệt kê rõ ở cuối phần nội dung.
-
Cam kết và Đề nghị: Doanh nghiệp cam kết nội dung giải trình là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Đề nghị cơ quan thuế xem xét, giải quyết.
-
Kết thúc: Ghi rõ “Xin trân trọng kính chào” hoặc tương tự.
-
Chữ ký và Đóng dấu: Đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký tên, ghi rõ chức vụ và đóng dấu (nếu có).
Những vi phạm như trốn thuế, sử dụng hóa đơn không hợp pháp… đều đòi hỏi giải trình nghiêm túc. Việc tuân thủ đúng các quy định, bao gồm cả cách tính thuế chính xác hay việc sử dụng đúng công thức tính thuế vat ngược, là nền tảng để tránh những tình huống cần giải trình.
Kết luận
Công văn giải trình thuế là một công cụ pháp lý cần thiết giúp doanh nghiệp làm rõ các vấn đề về thuế với cơ quan quản lý. Việc chuẩn bị một công văn đầy đủ, chính xác, có căn cứ và nộp đúng hạn không chỉ thể hiện sự nghiêm túc, tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp mà còn góp phần quan trọng giúp cơ quan thuế đưa ra quyết định xử lý phù hợp, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người nộp thuế. Luôn lưu giữ hồ sơ, chứng từ đầy đủ và cập nhật kiến thức về thuế là cách hiệu quả nhất để giảm thiểu rủi ro phát sinh nhu cầu giải trình.
Tài liệu tham khảo:
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.