Hướng dẫn đăng ký thuế cá nhân online, tra cứu và thay đổi thông tin nhanh chóng

Mỗi cá nhân có phát sinh thu nhập thuộc diện chịu thuế tại Việt Nam đều cần có một Mã số thuế (MST) cá nhân. Đây không chỉ là nghĩa vụ mà còn là quyền lợi, giúp bạn thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế một cách minh bạch và tiện lợi. Việc đăng Ký Thuế Cá Nhân đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết nhờ các hình thức trực tuyến. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách đăng ký mới, tra cứu và cập nhật thông tin MST cá nhân qua mạng, đảm bảo bạn thực hiện đúng quy định và hiệu quả nhất.

I. Hướng dẫn đăng ký thuế cá nhân và tra cứu mã số thuế online

Theo quy định hiện hành, các tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm thực hiện đăng ký thuế cá nhân thay cho người lao động, chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế. Đặc biệt, mỗi cá nhân chỉ được cấp một MST duy nhất để sử dụng trong suốt cuộc đời, dù có bất kỳ thay đổi nào về thông tin cá nhân.

1. Đăng ký MST cá nhân thông qua cơ quan chi trả thu nhập (doanh nghiệp ủy quyền)

Đây là phương pháp phổ biến khi người lao động chưa có MST và làm việc tại các doanh nghiệp, tổ chức.

1.1. Hồ sơ ủy quyền đăng ký MST

Để cơ quan chi trả thu nhập có thể thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế cá nhân cho bạn, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Văn bản ủy quyền chính thức từ cá nhân cho doanh nghiệp về việc đăng ký MST cá nhân.
• Bản sao Chứng minh nhân dân (CMND)/Căn cước công dân (CCCD)/Hộ chiếu của cá nhân (không yêu cầu công chứng).

1.2. Các bước đăng ký thuế cá nhân online qua ủy quyền

Kế toán doanh nghiệp có hai cách chính để đăng ký MST cho người lao động:

Cách 1: Đăng ký trực tiếp trên Cổng Thông tin điện tử Tổng cục Thuế (phù hợp với doanh nghiệp ít lao động)

1. Truy cập Cổng Thông tin điện tử Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn.
2. Chọn mục “Đăng ký mới/thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT”.
3. Tiếp theo, chọn “05-ĐK-TH-TCT Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập”.
4. Chọn “Đăng ký thuế”.
5. Điền đầy đủ thông tin của cá nhân cần đăng ký thuế cá nhân vào tờ khai và chọn “Hoàn thành kê khai”.

Đăng ký thuế cá nhân qua cơ quan chi trả thu nhập trên Cổng Thông tin điện tử Tổng cục Thuế

Cách 2: Đăng ký trên phần mềm HTKK (phù hợp với doanh nghiệp có nhiều lao động)

Các bước thực hiện như sau:

• Trên phần mềm HTKK:
  1. Đăng nhập vào phần mềm HTKK.
  2. Chọn “Thuế thu nhập cá nhân” > “05-ĐK-TH-TCT Tờ khai đăng ký thuế qua cơ quan chi trả (TT95/2016)”.
  3. Chọn “Năm” > “Đăng ký thuế”.
  4. Nhập thông tin cá nhân cần đăng ký thuế cá nhân: Điền đầy đủ các tiêu thức thông tin của cá nhân, để trống cột “Mã số thuế người nộp thuế”.
  5. Chọn “Ghi” > “Kết xuất file XML”.

Kê khai đăng ký thuế cá nhân qua phần mềm HTKK

• Trên Cổng Thông tin điện tử Tổng cục Thuế để nộp tờ khai:
  1. Đăng nhập thông tin đơn vị vào trang thuedientu.gdt.gov.vn.
  2. Chọn “Đăng ký mới/thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT”.
  3. Chọn “Nộp tờ khai 05TH từ HTKK”.
  4. Chọn “Chọn tệp hồ sơ”: Dẫn đường dẫn đến nơi lưu file XML vừa kết xuất.
  5. Chọn “Ký điện tử”: Nhập mã pin và ký tờ khai.
  6. Chọn “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”.

1.3. Tra cứu kết quả đăng ký thuế cá nhân qua ủy quyền

Sau khi nộp hồ sơ, bạn có thể tra cứu kết quả trực tuyến:

1. Đăng nhập vào trang: https://thuedientu.gdt.gov.vn.
2. Chọn “Đăng ký thuế” > “Tra cứu hồ sơ” > “05-ĐK-TH-TCT Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập”.
3. Chọn “Ngày nộp từ” và “đến ngày” để xác định khoảng thời gian đã nộp tờ khai.
4. Chọn “Tra cứu”. Hệ thống sẽ hiển thị phản hồi về việc đăng ký MST TNCN từ cơ quan thuế.

Kết quả tra cứu đăng ký thuế cá nhân trên Cổng Thông tin điện tử

2. Cá nhân tự đăng ký thuế cá nhân và tra cứu MST online

Nếu bạn chưa có mã số thuế và không thuộc diện được ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập (ví dụ: là cá nhân kinh doanh, làm việc tự do), bạn có thể tự mình thực hiện đăng ký mã số thuế cá nhân trực tuyến.

2.1. Các bước tự đăng ký thuế cá nhân online

1. Truy cập Cổng Thông tin điện tử Tổng cục Thuế: https://thuedientu.gdt.gov.vn.
2. Chọn mục “Cá nhân”.

Giao diện Cổng Thông tin điện tử Tổng cục Thuế cho cá nhân

3. Chọn “Đăng ký thuế lần đầu” > “Kê khai và nộp hồ sơ” > Chọn tiếp “Cá nhân khác”.

Lựa chọn cá nhân khác để tự đăng ký thuế cá nhân

4. Điền đầy đủ thông tin vào các ô có đánh dấu sao (*) > Chọn “Tiếp tục”.

Điền thông tin cá nhân để đăng ký thuế

5. Điền thêm thông tin cá nhân vào “Tờ khai đăng ký thuế” > Chọn “Hoàn thành kê khai” > Chọn tiếp “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”.

Hoàn thành kê khai và nộp hồ sơ đăng ký thuế cá nhân

Nếu bạn thắc mắc [làm sao để có mã số thuế cá nhân] một cách nhanh chóng, việc tự đăng ký trực tuyến là một lựa chọn tối ưu. Đối với những trường hợp [chưa có mã số thuế cá nhân], đây là con đường phổ biến để thiết lập thông tin thuế ban đầu. Để hiểu rõ hơn về nơi có thể tự thực hiện, bạn có thể tham khảo thêm bài viết [tự đăng ký mã số thuế cá nhân ở đâu].

2.2. Tra cứu kết quả tự đăng ký MST cá nhân qua mạng

Tương tự như khi đăng ký qua cơ quan chi trả thu nhập, bạn có thể tra cứu kết quả hồ sơ của mình:

1. Đăng nhập vào trang: https://thuedientu.gdt.gov.vn.
2. Chọn mục “Cá nhân”.
3. Chọn “Đăng ký thuế lần đầu” > “Kê khai và nộp hồ sơ” > Chọn “Tra cứu hồ sơ”.
4. Điền thông tin cần thiết, rồi chọn “Tra cứu” để xem trạng thái và kết quả đăng ký.

Tra cứu hồ sơ tự đăng ký thuế cá nhân

II. Thay đổi thông tin đăng ký thuế cá nhân (MST) online và trực tiếp

Mỗi cá nhân chỉ được cấp một mã số thuế duy nhất. Do đó, nếu có bất kỳ thay đổi nào về thông tin cá nhân như CMND sang CCCD, địa chỉ, ngày sinh…, bạn không cần đăng ký MST mới mà phải nộp hồ sơ thay đổi thông tin. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu thuế.
Thời hạn để người nộp thuế tiến hành [thay đổi thông tin đăng ký thuế] đến cơ quan thuế quản lý là trong vòng 20 ngày kể từ khi phát sinh thay đổi. Đối với các huyện miền núi, vùng cao, biên giới, hải đảo, thời hạn này là 30 ngày.

Những thay đổi về thông tin mã số thuế cá nhân thường gặp bao gồm: cập nhật thông tin CCCD, thay đổi ngày tháng năm sinh, địa chỉ thường trú/tạm trú.

1. Khi cá nhân ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập thay đổi thông tin MST

Kế toán doanh nghiệp sẽ lập tờ khai đăng ký thay đổi thông tin dựa trên CMND/CCCD mới của người lao động cung cấp (không cần sao y công chứng).

1.1. Các bước thay đổi thông tin MST online qua ủy quyền

Có hai cách để kế toán thực hiện:

Cách 1: Đăng ký trực tiếp trên Cổng Thông tin điện tử Tổng cục Thuế (phù hợp với doanh nghiệp ít lao động)

1. Đăng nhập vào trang: https://thuedientu.gdt.gov.vn.
2. Chọn “Đăng ký mới/thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT”.
3. Chọn “05-ĐK-TH-TCT Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập”.
4. Chọn “Thay đổi thông tin đăng ký thuế”.
5. Điền thông tin cá nhân cần thay đổi vào tờ khai > Chọn “Hoàn thành kê khai”.

Thay đổi thông tin đăng ký thuế cá nhân qua ủy quyền trên cổng TCT

Cách 2: Đăng ký trên phần mềm HTKK (phù hợp với doanh nghiệp có nhiều lao động)

1. Đăng nhập vào phần mềm HTKK.
2. Chọn “Thuế thu nhập cá nhân” > Chọn tiếp “05-ĐK-TH-TCT Tờ khai đăng ký thuế qua cơ quan chi trả (TT95/2016)”.
3. Chọn “Năm” > “Thay đổi thông tin đăng ký thuế”.
4. Nhập thông tin cá nhân cần đăng ký: Điền thông tin mới của cá nhân cần thay đổi vào đầy đủ các tiêu thức.
5. Chọn “Ghi” > Kết xuất file XML.

Thay đổi thông tin đăng ký thuế cá nhân trên phần mềm HTKK

2. Khi cá nhân tự thay đổi thông tin đăng ký thuế cá nhân

Đối với các cá nhân không thuộc diện ủy quyền hoặc muốn tự mình thực hiện, bạn có thể tự nộp hồ sơ thay đổi.

2.1. Hồ sơ tự thay đổi thông tin MST

Hồ sơ cần bao gồm:

• Bản sao CMND/CCCD mới của cá nhân (không cần công chứng).
• Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST (theo Thông tư 105/2020/TT-BTC) đã điền thông tin thay đổi.

2.2. Nơi nộp hồ sơ

Nộp tại cơ quan thuế nơi người nộp thuế đã đăng ký MST ban đầu.

Địa điểm nộp hồ sơ thay đổi thông tin MST cá nhân

III. Giải đáp một số câu hỏi thường gặp về đăng ký thuế cá nhân

1. Người lao động có thay đổi từ chứng minh thư sang căn cước công dân thì có phải cập nhật thay đổi không và thủ tục như thế nào?

Có. Khi có sự thay đổi về thông tin cá nhân (như từ CMND sang CCCD), người lao động phải thông báo và ủy quyền cho đơn vị sử dụng lao động để cập nhật thông tin lên cơ quan quản lý thuế.

• Hồ sơ thay đổi bao gồm:
  • Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST.
  • Bản sao CCCD (không cần sao y công chứng).
• Hạn nộp hồ sơ: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được ủy quyền của người lao động về việc thay đổi thông tin cá nhân.

2. Để đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động, có bắt buộc phải nộp từ file XML không?

Không bắt buộc. Có hai cách để đơn vị đăng ký mã số thuế cho người lao động:

• Cách 1: Đăng ký trực tiếp trên Cổng Thông tin điện tử Tổng cục Thuế (phù hợp cho đơn vị ít lao động).
• Cách 2: Đăng ký trên HTKK – phần mềm hỗ trợ kê khai thuế (kết xuất file XML, phù hợp cho đơn vị nhiều lao động).
  Đơn vị có thể lựa chọn cách thức phù hợp với quy mô và tình hình thực tế của mình.

Việc đăng ký thuế cá nhân và quản lý MST là một phần quan trọng trong trách nhiệm công dân. Hy vọng những hướng dẫn chi tiết trên sẽ giúp bạn dễ dàng thực hiện các thủ tục liên quan đến MST một cách thuận tiện và chính xác. Đừng ngần ngại liên hệ cơ quan thuế hoặc các dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào.